اهمیت و نحوه ی مدیریت مجتمع های مسکونی

مؤلفان: محمودرضا اسدی، دکتر مجتبی امیری

مقدمه

یکی از درگیری های زندگی امروزه در کلان شهرها، زندگی آپارتمان نشینی است. این شیوه ی زندگی علاوه بر آن که موجب تداخل خرده فرهنگ ها، به ویژه خرده فرهنگ های معارض شده، نابهنجاری های دیگری را نیز رقم زده که هر یک در نوع خود پیچیده است. از جمله مشکلات آپارتمان نشینی که بیشتر افراد با آن درگیرند، بحث اداره کردن امور مجتمع است؛ از این رو در این مقاله ضمن آشنا کردن خوانندگان محترم با « قانون تملک آپارتمان ها و آیین نامه های اجرایی آن »، روش های اجرایی در مدیریت مجتمع با جزئیات کامل تشریح می شوند.
لازم به یادآوری است، هر چند این قانون و آیین نامه ی اجرایی آن برای تنظیم روابط ساکنان آپارتمان ها و مجتمع های مسکونی، تجاری و اداری وضع شده اند، اما ایجاد محیطی آرام بخش و دلپذیر برای زندگی در مجتمع های مسکونی نیازمند توجه، همدلی، همراهی، صبر و حوصله و گذشت و فداکاری نسبت به همسایگان است.

۴ -۱٫ آپارتمان و آپارتمان نشینی

آپارتمان (۱) در اصل واژه ای انگلیسی است. این واژه در « فرهنگ لغات لانگمن » (۲) بدین شکل تعریف شده است: « مجموعه ای از اتاق ها در یک طبقه از ساختمانی بزرگ که فردی در آن زندگی می کند. » (۳) همچنین « فرهنگ لغات وبستر » (۴) این واژه را معادل « اتاقی در یک ساختمان » (۵)، « بخشی از یک خانه که از دیگر قسمت ها جدا شده است » (۶)، « مجموعه یا رشته ای از اتاق ها » (۷) و « یک قسمت » (۸) تعریف کرده است. (۹) « فرهنگ لغات وردنت » (۱۰) نیز آپارتمان را به شکل « رشته ای از اتاق ها که به طور معمول در یک طبقه از ساختمان قرار گرفته اند »، تعریف کرده است. (۱۱)
همان گونه که مشاهده می شود، در تمامی معانی و تعاریف ارائه شده از آپارتمان در فرهنگ لغت های انگلیسی و آمریکایی، آپارتمان بخشی از یک ساختمان بزرگ تر تعریف شده است. در ایران، به طور معمول در گفت و گوهای روزانه، افراد بیشتر از واژه ی « واحد » استفاده می کنند که اشاره به همان آپارتمان دارد؛ البته گاهی اوقات نیز واژه ی آپارتمان را در مفهوم یک ساختمان چند طبقه به کار می برند.
در ادبیات فارسی نیز معانی مختلفی از « آپارتمان » بیان شده است؛ فرهنگ لغت معین برای این واژه دو معنی ذکر کرده است؛ « ساختمان، عمارت و ساختمان مجزا و مستقل. » (۱۲) دهخدا آن را به شکل « خانه ای به چندین آشکوب » (۱۳) تعریف کرده است؛ واژه ی آشکوب نیز در لغت نامه ی دهخدا به معنای « مرتبه و طبقه ی بنا و خانه » و در فرهنگ لغت معین به معنای « هر طبقه از ساختمان » آمده است؛ بنابراین می توان در بیانی ساده گفت آپارتمان عبارت است از: « خانه ای با چندین طبقه ».
از نظر حقوقی هیچ تعریف رسمی از آپارتمان در مراجع و قوانین بیان نشده است؛ حتی در « قانون تملک آپارتمان ها » و آیین نامه ی اجرایی آن نیز تنها به مالکیت آپارتمان اشاره شده است، ولی با توجه به مطالب بیان شده در این قانون و تعاریف ارائه شده در بالا می توان گفت: « آپارتمان بخش معینی از یک ساختمان بزرگ تر و به طور معمول چند طبقه است که شامل یک یا چند اتاق بوده و به لحاظ حقوقی دارای سند مجزا و مستقل از کل ساختمان است که از آن برای سکونت یا کسب و کار استفاده می شود. » بنابراین واحدهای ساختمانی که از لحاظ ثبتی تفکیک نشده باشد، قانوناً به عنوان آپارتمان شناخته نمی شوند؛ هر چند ممکن است در عرف به آن آپارتمان بگویند.

۴ -۲٫ مجتمع مسکونی

با توجه به معانی لغوی و تعریف آپارتمان، می توان مجموعه ای از آپارتمان ها یا واحدهایی را که در یک ساختمان مسکونی قرار دارند، مجتمع مسکونی نامید و آن را چنین تعریف کرد: « مجتمع مسکونی مکانی است که تعدادی آپارتمان یا واحد مسکونی را در خود جای داده است؛ به گونه ای که هر یک از واحدها دارای سند ثبتی مجزا و مستقل بوده و به طور مشخص در مالکیت و اختیار یک شخصیت حقیقی یا حقوقی است و سایر بخش های آن به طور مشترک در مالکیت و اختیار تمامی مالکان واحدهای مسکونی قرار دارد. »

۴ -۳٫ آشنایی با قوانین و مقررات آپارتمان نشینی

شاید بسیاری از مردم نمی دانند که ۴۸ سال پیش قانونی وضع شده است که هدف آن تضمین آرامش و تنظیم روابط ساکنان آپارتمان ها و مجتمع های مسکونی، تجاری و اداری است. این قانون، « قانون تملک آپارتمان ها » نام دارد که در اسفندماه سال ۱۳۴۳ به تصویب رسیده و در اردیبهشت ماه سال ۱۳۴۷ نیز « آیین نامه ی اجرایی » آن تصویب و ابلاغ شد. این قانون و آیین نامه ی اجرایی آن تاکنون چندین بار نیز مورد بازنگری و اصلاح قرار گرفته اند که متن کامل آن ها همراه با اصلاحات بعدی در بخش پیوست ها و ضمایم این کتاب آورده شده است تا در صورتی که خوانندگان گرامی تمایل داشته باشند، اطلاعات دقیق تری در رابطه با متن اصلی مواد یا تبصره هایی که در این بخش از کتاب به آن ها استناد شده است به دست آورند، بتوانند به آن ها مراجعه کنند.
« ق. ت. آ » و آیین نامه ی اجرایی آن مقرراتی را بیان می کنند که دانستن آن برای تمامی کسانی که در مجتمع های مسکونی ساکن هستند یا قصد دارند در چنین مکان هایی زندگی کنند، لازم و ضروری است. از زمان تصویب این قوانین تاکنون همواره دو اشکال بزرگ وجود داشته است؛ نخست ناشناس ماندن قانون؛ حتی برای ساکنان مجتمع های مسکونی و دوم، کم توجهی و عدم اجرای مفاد قانون چه برای آن هایی که آن را می شناسند و چه برای بقیه که نمی شناسند.
با وجود این، مشکلات و مسائل آپارتمان نشینی را نباید تنها منحصر به این قانون دانست؛ زیرا متأسفانه آگاهی عموم مردم نسبت به بیشتر قوانین کم است و حتی بدتر از آن این است که بسیاری نمی دانند، جهل به قانون رافع مسئولیت نیست؛ بنابراین لازم است آگاهی های خود را افزایش دهیم؛ چون ممکن است عدم آگاهی از قوانین برای ما دردسر ایجاد کند، ضمن این که در هیچ محکمه ای پذیرفته شده نیست.

۴-۴٫ سلسله مراتب قوانین و مقررات آپارتمان نشینی

تا پیش از تصویب « ق. ت. آ » در سال ۱۳۴۳ مهم ترین مرجع حقوقی در رابطه با حقوق مالکان « قانون مدنی » بود. البته در این قانون تنها از مالکیت « ساختمان » بحث شده و در آن به مالکیت آپارتمان اشاره ای نشده است. با تصویب « ق. ت. آ » مالکیت ساختمان به دو شکل مالکیت قسمت های اختصاصی و مالکیت قسمت های مشترک تعریف و بحث مالکیت آپارتمان ها و حقوق و تکالیف مالکان آپارتمان ها به طور عملی مطرح شد. (۱۴)
با توجه به این که در « قانون تملک آپارتمان ها و آیین نامه ی اجرایی آن » در بسیاری از موارد روی سخن با مالکان است، نخست این واژه را تعریف می کنیم؛ از نظر حقوقی مالک آپارتمان به معنی دارنده ی آپارتمان و کسی است که آپارتمان به طور قانونی به او تعلق دارد؛ بنابراین مالک آپارتمان به کسی اطلاق می شود که سند رسمی آپارتمان به نام او به ثبت رسیده است؛ طبق ماده ی ۲۲ قانون ثبت نیز دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت یا کسی که ملک به او منتقل شده و این انتقال در دفتر املاک به ثبت رسیده، به عنوان مالک می شناسد.
در مجموع می توان گفت منابع و مراجع مربوط به حقوق مالکان آپارتمان ها که می توان برای حل مسائل و مشکلات مجتمع های مسکونی از آن ها کمک گرفت و به آن ها استناد کرد، به ترتیب زیر است:
الف. قوانین و مصوبات شامل:
۱٫ قانون اساسی؛
۲٫ قانون تملک آپارتمان ها؛
۳٫ آیین نامه ی اجرایی قانون تملک آپارتمان ها؛
۴٫ مصوبات مجمع عمومی؛
۵٫ مصوبات هیأت مدیره؛

نمودار شماره ی ۱: سلسله مراتب قوانین مرتبط با آپارتمان نشینی
ب. عرف:
یکی از منابع استناد در علم حقوق عرف است؛ بدیهی است که در رابطه با حقوق مالکان آپارتمان ها نیز عرف می تواند پس از قانون، مرجع مهمی برای حل اختلافات و تعیین حقوق و تکالیف مالکان آپارتمان ها باشد؛ به این موضوع در ماده ی (۲) « ق. ت. آ » و ماده ی (۱) آیین نامه ی اجرایی آن نیز اشاره شده است. نمودار شماره ی (۱) سلسله مراتب منابع و مراجع مرتبط با حقوق و تکالیف مالکان و ساکنان آپارتمان ها و مجتمع ها را نشان می دهد.

۴ -۵٫ فرآیند مدیریت مجتمع

۴ -۵ -۱٫ چیستی مدیریت مجتمع

مدیریت به معنای کارکردن به وسیله ی دیگران و در معنایی عام، اداره کردن است و تعاریف علمی زیادی از آن ارائه شده است. همچنین وظایف گوناگونی از قبیل برنامه ریزی، سازماندهی، هماهنگی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و رهبری و کنترل و نظارت برای یک مدیر تعیین شده است، اما تعریف مدیریت مجتمع و وظایف مدیر مجتمع در این کتاب به گستردگی و تنوع یاد شده نیست؛ منظور از مدیریت مجتمع در بیانی ساده، « مجموعه ی کارها و فعالیت هایی است که در جهت اداره کردن یک ساختمان مسکونی چند واحدی و برقراری و حفظ نظم و ترتیب و آرامش توسط مدیر ساختمان یا اعضای هیأت مدیره انجام می گیرد. »

۴ -۵ -۲٫ الزامات مدیریت مجتمع

مدیریت هر پدیده ای نیازمند شناخت ابعاد مختلف آن و آشنایی با روش ها و شیوه های خاص اداره کردن موقعیت یا وضعیت است؛ اداره کردن یک مجتمع نیز از این امر مستثنا نیست؛ از این رو در ادامه جهت آشنایی و شناخت بخش های مختلف مجتمع های مسکونی، برخی از ابعاد را که از هویت خاصی برخوردارند، مورد مداقه بیشتر قرار می دهیم.
با توجه به « ق. ت. آ » که مالکیت در آپارتمان ها را شامل مالکیت قسمت های اختصاصی و مالکیت قسمت های مشترک تعریف کرده است (۱۵)؛ می توان گفت به طور کلی فضای یک مجتمع مسکونی از نظر ساختاری به دو بخش اصلی قابل تقسیم بندی است؛ قسمت های اختصاصی و قسمت های مشترک که در اصطلاح به آن ها قسمت های « مشاع » گفته می شود.

۱ . قسمت های اختصاصی:

شامل بخش هایی از ساختمان می شود که در اسناد مالکیت، ملک اختصاصی یک یا چند نفر از مالکان تلقی شده و مشخصات کامل آن از لحاظ حدود، طبقه، شماره، مساحت قسمت های وابسته، ارزش و غیره در سند قید شده باشد یا این که طبق عرف و عادت محل، آن قسمت متعلق به واحد یا واحدهای خاصی باشد؛ به گونه ای که فقط ساکنان همان واحد یا واحدها به آن قسمت دسترسی و امکان استفاده از آن را داشته باشند؛ مانند حیاط خلوتی که تنها یک یا دو واحد طبقه ی پایین به آن دسترسی دارند. (۱۶)
بنابراین در صورتی که مطابق عرف و عادت مجموعه، قسمت یا قسمت هایی در مجتمع وجود داشته باشد که تنها یک یا چند واحد به آن دسترسی داشته باشند، جزء قسمت های اختصاصی محسوب می شود. البته لازم به یادآوری است که هزینه حفظ و نگهداری آن قسمت ها نیز به عهده ی استفاده کننده یا استفاده کنندگان است. (۱۷)
با توجه به مطالب بیان شده در « ق. ت. آ » می توان گفت قسمت های اختصاصی ساختمان به طور کلی دارای ویژگی های زیر هستند:
۱٫ داشتن سند رسمی؛
۲٫ قابلیت انتقال ارادی؛
۳٫ استفاده ی انحصاری؛
۴٫ عدم تردید در تعلق قسمت معینی از آن به یک یا چند نفر از مالکان،
۵٫ تقسیم پذیری؛
۶٫ امکان دارا بودن قسمت های وابسته از جمله انباری و پارکینگ.

۲٫ قسمت های مشترک ( مشاع ):

قسمت های مشترک آپارتمان بخش هایی از آن است که به طور مستقیم یا غیرمستقیم توسط سایر ساکنان ساختمان استفاده می شود و نمی توان برای این قسمت ها حق انحصاری قائل شد؛ به عبارت دیگر حق استفاده از این قسمت ها منحصر به یک یا چند واحد خاص نیست و تمامی ساکنان به نسبت قسمت اختصاصی خود، در رابطه با آن قسمت ها از حق و تکالیف و تعهداتی برخوردارند.
جالب است بدانید در گذشته « فضای مشاع » به فضاهای شهری مثل کوچه های همسایگی و میدان چه های محلی یا بناهای عمومی مثل آب انبارها و… اطلاق می شد، اما با ساخت مجتمع های مسکونی این مفهوم نیز دچار تغییر و دگرگونی شده و مصادیق جدیدی از فضای مشاع وارد ادبیات حقوقی، معماری و شهرسازی شده است که مهم ترین آن ها عبارتند از: ورودی، راه پله ها، پارکینگ، حیاط و…؛ در واقع معانی فضای مشاع از مقیاس شهری به مقیاسی کوچک تر یعنی مجتمع و بلوک ساختمانی نیز بسط یافته است.
همان گونه که در بالا نیز اشاره شد،‌ تمامی قسمت های یک ساختمان جزء قسمت های مشترک محسوب می شود؛ مگر آن که در اسناد مالکیت، ملک اختصاصی یک یا چند نفر از مالکان تلقی شده باشد یا این که طبق عرف و عادت، محل آن قسمت متعلق به واحد یا واحدهای خاصی باشد؛ مانند حیاط خلوتی که تنها یک یا دو واحد طبقه ی پایین به آن دسترسی دارند. (۱۸)
قانون گذار، برای رفع ابهامات و جلوگیری از اختلاف در تعیین قسمت های مشترک ساختمان، این قسمت ها را مشخص کرده است که عبارتند از: (۱۹)
۱٫ زیرزمین بنا خواه متصل به بنا باشد یا بنا به وسیله ای پایه روی آن قرار گرفته باشد؛
۲٫ تأسیسات قسمت های مشترک از قبیل چاه آب و پمپ، منبع آب، مرکز حرارت و تهویه، رخت شوی خانه، تابلوهای برق، کنتورها، تلفن مرکزی، انبار عمومی ساختمان، اطاق سرایدار در هر قسمت بنا که واقع باشد، دستگاه آسانسور و محل آن، چاه های فاضلاب، لوله ها از قبیل: ( لوله های فاضلاب، آب، برق، تلفن، حرارت مرکزی، تهویه ی مطبوع، گاز، نفت، هواکش ها، لوله های بخاری ) گذرگاه های زباله و محل جمع آوری آن و غیره؛
۳٫ اسکلت ساختمان؛
۴٫ درها و پنجره ها، راهروها، پله ها، پاگردها که خارج از قسمت های اختصاصی قرار گرفته اند؛
۵٫ تأسیسات مربوط به راه پله از قبیل وسایل تأمین کننده ی روشنایی، تلفن و وسایل اخبار و همچنین تأسیسات مربوط به آن ها ( به استثنای تلفن های اختصاصی )، شیرهای آتش نشانی، آسانسور و محل آن، محل اختتام پله و ورود به بام و پله های ایمنی؛
۶٫ بام و کلیه ی تأسیساتی که برای استفاده ی عموم شرکا یا حفظ بنا در آن احداث شده است؛
۷٫ نمای خارجی ساختمان؛
۸٫ محوطه ی ساختمان، باغ ها و پارک ها که جنبه ی استفاده ی عمومی دارد و در سند قسمت اختصاصی نیز ثبت نشده باشد.
با توجه به تعریف قسمت های مشترک و مصادیق آن می توان ویژگی های زیر را برای این قسمت ها برشمرد:
۱٫ استفاده ی انحصاری از آن ها ممنوع است؛
۲٫ از نظر قانون یا عرف به عنوان قسمت اختصاصی تشخیص داده نمی شوند؛
۳٫ قرار دادن اشیاء یا نگهداری حیوانات در این قسمت ها ممنوع است.
شاید پرسش مهمی که در این جا برای خوانندگان گرامی مطرح می شود، این باشد که هدف از تقسیم بندی ساختمان به دو قسمت اختصاصی و مشترک چیست؟ در پاسخ باید گفت با تعیین قسمت های مشترک ساختمان، بسیاری از اختلافات موجود حل می شود؛ زیرا بیشتر اختلافات و درگیری هایی که در مجتمع های مسکونی به ویژه در رابطه با مسائل مالی رخ می دهد، با قسمت های مشترک مرتبط است و قانون گذار در پی این بوده است که راه حلی برای این مسائل ارائه و این گونه اختلافات را کاهش دهد؛ برای نمونه همان گونه که تمامی ساکنان حق استفاده از قسمت های مشترک را دارند؛ در پرداخت هزینه هایی که برای حفظ، نگهداری، نظافت و تعمیر قسمت های مشترک آپارتمان صرف می شود – به ترتیبی که در بخش های بعدی بیان خواهد شد – نیز سهیم هستند.
حال که با مفاهیم آپارتمان، مجتمع مسکونی و قسمت های مختلف آن آشنایی پیدا کردید؛ در ادامه شیوه ی اداره کردن مجتمع های مسکونی مورد بحث و بررسی قرار می گیرد.

۴ -۵ -۳٫ ارکان مدیریت مجتمع

مدیریت در مجتمع های مسکونی دارای دو سطح و مبتنی بر دو رکن اصلی است؛ نخست، رکن تصمیم گیری و دوم، رکن اجرایی که رکن تصمیم گیری در قالب مجمع عمومی و رکن اجرایی به صورت مدیر یا هیأت مدیره ظهور و بروز پیدا می کنند.

۴ -۵ -۳ -۱٫ مجمع عمومی:

بالاترین مرجع تصمیم گیری در مورد امور ساختمان است که خط مشی های کلی را در مورد اداره ی امور ساختمان تعیین و مدیر یا مدیران را انتخاب و بر فعالیت آن ها نظارت می کند. از آن جا که امکان پذیر نیست مجمع عمومی برای اداره ی امور ساختمان هر روز جلسه تشکیل دهد، مدیرانی را انتخاب می کند تا به نمایندگی از طرف او عمل کنند. برای این منظور به طور معمول در ساختمان های کم واحد یک مدیر و در مجتمع های مسکونی بزرگ هیأت مدیره ای انتخاب می شود و اداره امور جاری ساختمان برعهده ی آن ها نهاده می شود.

۴ -۵ -۳ -۲٫ هیأت مدیره:

مدیر یا هیأت مدیره، رکن اجرایی ساختمان و در واقع مجری تصمیمات مجمع عمومی است. اصل بر درستی فعالیت ها و کارهای مدیر یا مدیران و فرض بر این است که اقدامات آنان در جهت تأمین منافع عمومی ساکنان است؛ مگر این که خلاف آن ثابت شود، اما مجمع عمومی می تواند برای جلوگیری از هر نوع تخلف و نظارت بر حسن عملکرد مدیران، بازرس یا بازرسانی نیز تعیین نماید. مدیر یا مدیران باید گزارش عملکرد خود را به مجمع عمومی ارائه دهند؛ همچنین تصمیمات مهم در رابطه با امور ساختمان باید به تأیید مجمع عمومی برسد.

۴ -۵ -۴٫ فرآیند انتخاب مدیر یا هیأت مدیره

برای انتخاب مدیر یا اعضای هیأت مدیره ی ساختمان نخست باید مجمع عمومی تشکیل شود، سپس مدیر یا مدیران ساختمان از طریق رأی گیری انتخاب شوند.

گام اول: تشکیل مجمع عمومی

اگر در مجتمع محل زندگی شما نظم و ترتیبی وجود ندارد، اولین اقدام برای سامان دهی امور، این است که با سایر مالکان یا ساکنان جلسه بگذارید و در مورد حل مشکلات چاره اندیشی کنید و نگران نشوید؛ زیرا منظور یک جلسه ی رسمی و خشک اداری نیست؛ می توانید در بخشی از ساختمان مانند پارکینگ دور هم جمع شوید. در ساختمان های کم واحد این جلسه می تواند ضمن دید و بازدیدها و مهمانی ها انجام شود؛ البته اغلب در مجتمع های بزرگ و شهرک ها تشریفات اداری، از قبیل اطلاع رسانی رسمی و ارسال دعوت نامه مکتوب با پست سفارشی انجام می شود.
شما با تشکیل این جلسه در واقع « مجمع عمومی » را تشکیل داده اید. لازم به یادآوری است که براساس قانون در صورتی که تعداد مالکان بیشتر از سه نفر باشد، مکلف اند مجمع عمومی را تشکیل دهند و مدیر یا مدیرانی را از بین خود یا از خارج انتخاب نمایند؛ بنابراین تمامی ساختمان ها و مجتمع های مسکونی، تجاری و اداری که دارای چهار مالک و بیشتر هستند، مشمول این قانونند و باید دارای مدیر یا مدیرانی باشند. (۲۰)
برای این که جلسه ی مجمع عمومی رسمیت داشته باشد و تصمیمات آن قابل اجرا باشد، باید مالکانی که بیش از نصف مساحت کل قسمت های اختصاصی را در اختیار دارند یا نمایندگان آن ها – که به طور معمول مستأجران و ساکنان واحد هستند – در آن حضور داشته باشند. البته کسی که نماینده ی یکی از مالکان است، باید قبل از تشکیل مجمع عمومی وکالت نامه ی معتبر خود را به مدیر یا هیأت مدیران ارائه نماید. (۲۱) این وکالت نامه می تواند رسمی باشد؛ یعنی در دفترخانه تنظیم شده یا غیر رسمی باشد؛ یعنی مکتوب و همراه با امضا یا اثر انگشت مالک باشد.
بنابراین هر چند مانعی برای حضور مستأجران در جلسات مجمع عمومی وجود ندارد، ولی به نظر می رسد رسمیت یافتن جلسه و همچنین حق رأی آن ها منوط به وجود وکالت نامه است. همچنین واحدهایی که دارای چند مالک هستند، باید از طرف خود یک نفر را جهت شرکت در مجمع عمومی انتخاب و معرفی نمایند. (۲۲) همچنین در صورتی که مالک قسمت اختصاصی شخصیت حقوقی باشد، نماینده ی آن باید براساس قوانین مربوط به شخصیت های حقوقی معرفی شود. (۲۳)
اغلب مشکلی که در این مرحله پیش می آید، بی تفاوتی و بی توجهی مالکان یا ساکنان دیگر واحدها و شرکت نکردن در این گونه جلسات است که راه حل آن در قانون مشخص شده است. (۲۴)؛ در صورتی که نتوان در نخستین جلسه اکثریت افراد را دور هم جمع کرد تا جلسه رسمیت پیدا کند، باید تشکیل جلسه پانزده روز به عقب انداخته و دوباره از تمامی مالکان و ساکنان واحدها برای شرکت در آن دعوت شود؛ اگر بازهم افراد به تعداد کافی در این جلسه حضور پیدا نکردند، می توان جلسه سوم را پانزده روز بعد برگزار کرد؛ این جلسه با هر تعداد از حاضران رسمیت خواهد داشت.
همچنین در صورتی که از قبل قراردادی بین مالکان وجود نداشته باشد، می توان اطمینان داشت که تصمیم هایی که در این جلسه گرفته می شود و توسط اکثریت حاضر در جلسه تصویب می شود، معتبر و برای تمامی افراد الزام آور است. (۲۵) بنابراین هیچ کس حق اعتراض به آن ها را ندارد و مصوبات این جلسه حتی برای افراد غایب نیز تعهد ایجاد می کند. البته برای این که افراد غایب در جلسه ادعا نکنند از تصمیمات مجمع عمومی بی اطلاع بوده اند، باید این تصمیمات ظرف مدت ۱۰ روز توسط مدیر ساختمان به اطلاع آن ها رسانده شود. (۲۶)
نشانی مالکان برای ارسال دعوت نامه ها و اعلام تصمیمات گرفته شده در مجمع عمومی همان محل اختصاصی آن ها در ساختمان است، مگر این که مالک نشانی دیگری را در همان شهر برای این امر تعیین کرده باشد (۲۷)؛ بنابراین پیدا کردن نشانی مالکان وظیفه ی مدیر ساختمان یا مجتمع نیست و تنها کافی است که همواره یک نسخه از صورت جلسات و تصمیم های گرفته شده و مصوب به تمامی ساکنان مجتمع که در جلسه حضور پیدا نکرده اند، داده شود.
نمودار شمار ی (۲) فرآیند تشکیل مجمع عمومی را نشان می دهد.

نمودار شماره ی ۲: فرآیند تشکیل مجمع عمومی در مجتمع
توجه داشته باشید که پس از تشکیل نخستین مجمع عمومی و انتخاب مدیر یا مدیران مجموعه، جلسه ی مجمع عمومی دست کم باید سالی یک بار با رعایت موارد بیان شده در بالا تشکیل شود.

وظایف و اختیارات مجمع عمومی

مجمع عمومی بالاترین مرجع تصمیم گیری در رابطه با امور مجتمع است و وظایف و اختیارات آن به شرح زیر است (۲۸):
۱٫ تعیین رئیس مجمع عمومی؛
۲٫ انتخاب مدیر یا مدیران و رسیدگی به کارها و فعالیت های آنان؛
۳٫ تصمیم گیری در مورد اداره ی امور ساختمان؛
۴٫ تصویب گزارش مربوط به درآمد و هزینه های سالانه ی مجتمع؛
۵٫ تصمیم گیری در رابطه با ایجاد اندوخته برای امور مربوط به حفظ، نگهداری و تعمیرات ساختمان؛
۶٫ واگذاری اختیار به مدیر یا مدیران برای بستن قرارداد با اشخاص حقیقی یا حقوقی برای اداره ی ساختمان.
تمامی تصمیمات مجمع عمومی باید در صورت جلسه ای نوشته شود تا در آینده قابل پی گیری، مراجعه و استناد باشد. این صورت جلسه نزد مدیر ساختمان نگهداری می شود. همچنین می توان برای اثربخشی بیشتر جلسات و ایجاد آمادگی در افراد برای حضور در جلسات از فرم دستور جلسه که در آن، زمان، مکان و موضوع جلسه بیان شده است، استفاده کرد. نمونه هایی از فرم های دستور جلسه و صورت جلسه در بخش پیوست ها و ضمایم آورده شده است.
بسیاری از مشکلات مجموعه را می توان از طریق جلسات مجمع عمومی حل کرد؛ از مسائل اصلی و مهم از قبیل میزان شارژ و شیوه ی هزینه کردن آن و سهم هر یک از واحدها برای پرداخت شارژ گرفته تا مسائل کم اهمیت تر مانند ساعات بازی بچه ها در حیاط. البته از آن جا که به طور معمول تشکیل جلسات مجمع با شرایطی که قانون برای آن تعیین کرده دشوار است، با انتخاب مدیر یا مدیرانی، مسئولیت حفظ، نگهداری و اداره ی ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی به آن ها واگذار می شود؛ بنابراین دومین گام در فرآیند اداره کردن مجتمع انتخاب مدیر یا مدیران مجموعه است.

گام دوم: انتخاب مدیر

از آن جا که هر اجتماعی اعم از خانواده، یک اجتماع کوچک یا جامعه به عنوان یک اجتماع بزرگ تر نیازمند مدیر یا مدیرانی برای اداره ی امور خود هستند؛ در مجتمع های مسکونی نیز این ضرورت به وضوح احساس می شود. در واقع می توان یک مجتمع مسکونی را مقیاس کوچکی از یک شهر یا کشور دانست که اداره کردن آن نیازمند قوانین و مقررات و حضور مدیر یا مدیرانی برای اجرای قانون و برقراری نظم و انضباط و حفظ آن است که در این خصوص « قانون تملک آپارتمان ها و آیین نامه ی اجرایی آن »، ضوابط و مقررات حاکم بر این موضوع را مشخص کرده است و قانون گذار تمامی مجتمع های مسکونی، اداری، تجاری و شهرک هایی را که فاقد شهرداری هستند، ملزم به رعایت ضوابط و مقررات بیان شده در قوانین و مقررات یاد شده کرده است.
بر این اساس در نخستین جلسه ی مجمع عمومی نخست یک نفر به عنوان رئیس مجمع عمومی برای اداره ی جلسه انتخاب می شود و سپس از طریق رأی گیری، مدیر یا مدیرانی برای اداره ی امور ساختمان تعیین می شوند. مدیر یا مدیران می توانند از میان مالکان یا اشخاص دیگری از خارج انتخاب شوند (۲۹)؛ بنابراین انتخاب مدیر یا مدیران از میان مستأجران یا استخدام افرادی برای اداره کردن مجتمع هیچ گونه منع قانونی ندارد و تنها باید شرایط و ضوابط آن به تصویب مجمع عمومی برسد.
با توجه به این که اداره کردن امور در برج ها و مجتمع های بزرگ نیازمند صرف وقت و زمان زیادی است و حتی گاهی اوقات مدیر یا مدیران ساختمان باید به صورت تمام وقت به این امور بپردازند؛ لازم است دستمزدی به صورت ماهانه برای آن ها در نظر گرفته شود.
همچنین یکی از مسائلی که در ساختمان های کم واحد وجود دارد، مسئولیت گریزی افراد است؛ از آن جا که به طور معمول وظایف مدیر ساختمان در چنین ساختمان هایی محدود است و از طرفی در هر حال فردی باید به امور جاری ساختمان رسیدگی کند، بهتر است در چنین ساختمان هایی به جای تعیین دستمزد، امتیازاتی توسط مجمع عمومی برای مدیر تعیین شود تا افراد از پذیرش این مسئولیت شانه خالی نکنند؛ برای مثال می توان مدیر را از پرداخت تمام یا بخشی از هزینه ها معاف کرد. راهکار دیگر برای جلوگیری از مسئولیت گریزی این است که مدیریت ساختمان به صورت گردشی باشد و همه ی ساکنان این مسئولیت را به نوبت برعهده بگیرند. در هر حال تصمیم گیری در این رابطه برعهده ی مجمع عمومی است.

وظایف و اختیارات مدیر

با انتخاب مدیر یا مدیران مجتمع، به طور عملی وارد مراحل اجرایی مدیریت امور مجتمع می شوید. دقت کنید از آن جایی که در مجتمع های بزرگ چندین نفر برای عضویت در هیأت مدیره انتخاب می شوند و تصمیماتی که توسط آن ها برای اداره ی امور مجتمع گرفته می شود، نیازمند رأی گیری بوده و با اکثریت آراء معتبر است (۳۰)؛ از این رو به دلیل فراهم شدن شرایط برای اعتبار یافتن تصمیمات و سرعت بخشیدن به امور مجتمع تعداد مدیران باید فرد باشد. (۳۱)
تلاش کنید فرد یا افرادی لایق و امین را به عنوان مدیر یا مدیران ساختمان انتخاب کنید؛ زیرا وظایف و اختیارات مهمی برای مدت دو سال برعهده ی آن ها خواهد بود. البته مجمع عمومی می تواند این مدت را اضافه کند و انتخاب مجدد مدیر یا مدیران بلامانع خواهد بود. (۳۲) همچنین در صورتی که به هر دلیل مدیر یا مدیران قبل از پایان یافتن مدت یاد شده نتوانند به فعالیت خود ادامه دهند، برای انتخاب جانشین باید مجمع عمومی فوق العاده تشکیل شود. (۳۳) و نیز در مجتمع هایی که تعداد اعضای هیأت مدیره ی آن ها چهار نفر و بیشتر است، در صورتی که سه نفر از آن ها از هیأت مدیره خارج شوند؛ باید به منظور تجدید انتخاب هیأت مدیره مجمع عمومی فوق العاده تشکیل شود. (۳۴) به طور کلی در صورتی که هیأت مدیره نتواند در رابطه با یک موضوع ویژه و مهم تصمیم گیری کند ( برای مثال بازسازی و تعمیرات اساسی ساختمان ) مجمع عمومی فوق العاده بنا به درخواست مالکان یا هیأت مدیره تشکیل می شود.
لازم به یادآوری است که مدیر یا مدیران، نمی توانند فرد دیگری را به جای خود انتخاب کنند؛ (۳۵) زیرا مأموریت اصلی مدیر یا مدیران مجتمع « اداره کردن ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی » است (۳۶) که برای این منظور وظایف و اختیارات زیر برعهده ی آن ها گذاشته شده است:

۱٫ ثبت، ضبط و نگهداری امور مالی مجتمع

یکی از مهم ترین وظایف مدیر ساختمان « خزانه داری » است؛ خزانه داری یعنی ثبت، ضبط و نگهداری امور مالی. در مجتمع های مسکونی بزرگ، دومین کاری که بعد از انتخاب مدیران باید انجام شود، انتخاب خزانه دار است، ولی در مجتمع های کوچک به طور معمول این وظیفه توسط مدیر ساختمان انجام می شود؛ خزانه دار یا مدیر باید دفتری برای ثبت درآمدها و هزینه ها تهیه و هر ساله این دفتر را به پیوست قبوض و اسناد مربوط برای تصویب ترازنامه به مجمع عمومی ارائه کند. (۳۷)

۲٫ تعیین سهم هر یک از واحدها در هزینه های مجتمع

یکی از موضوعات بحث برانگیز در مجتمع های مسکونی تعیین میزان سهم واحدها در هزینه های مشترک است. بر این اساس قانون گذار ضمن تعیین شیوه ی محاسبه ی سهم واحدها این وظیفه را بر عهده ی مدیر یا مدیران نهاده است که سهم هر یک از واحدها در پرداخت هزینه های مجتمع را محاسبه و قبل یا بعد از هزینه کردن به اطلاع وی برسانند. همچنین شیوه ی تعیین سهم واحدها نیز بدین صورت است: « سهم هر واحد از مخارج قسمت های مشترک متناسب است با نسبت مساحت قسمت اختصاصی به مجموع مساحت قسمت های اختصاصی تمام ساختمان، به جز هزینه هایی که به دلیل عدم ارتباط با مساحت زیربنا به نحو مساوی تقسیم خواهد شد یا این که مالکان ترتیب دیگری را برای تقسیم حقوق و تعهدات و مخارج پیش بینی کرده باشند. » (۳۸) بنابراین یکی از اولین کارهایی که مدیر یا مدیران ساختمان پس از انتخاب شدن باید انجام دهند، تعیین سهم هر واحد از هزینه های قسمت های مشترک و ابلاغ به مالکان و ساکنان مجتمع است که در بخش « مدیریت هزینه های مجتمع » توضیحات بیشتری در این رابطه بیان شده است.

۳٫ اطلاع رسانی هزینه ها

یکی دیگر از وظایف مدیر یا مدیران این است که ساکنان و مالکان واحدها را در جریان امور مالی مجتمع قرار دهند؛ در واقع آن ها مکلفند میزان هزینه های جاری و سهم هر یک از واحدها و نحوه ی پرداخت آن را قبل یا پس از پرداخت هزینه به وسیله ی نامه ی سفارشی به اطلاع آن ها برسانند. (۳۹) نشانی مالکان برای ارسال نامه ی همان محل اختصاصی آن ها در ساختمان است؛ مگر این که مالک نشانی دیگری را در همان شهر برای این امر تعیین کرده باشد. (۴۰)
البته برای این که در اداره ی امور مجتمع وقفه ای ایجاد نشود، به منظور تأمین هزینه های ضروری و فوری، باید وجوهی به صورت تنخواه گردان در اختیار مدیر یا مدیران ساختمان قرار داده شود که شیوه ی آن را مجمع عمومی معین می کند. (۴۱)

۴٫ بیمه کردن مجتمع در برابر آتش سوزی

وظیفه ی مهم دیگر مدیر یا مدیران ساختمان که شاید خیلی از افراد از آن بی اطلاع باشند، این است که باید تمام بنا را به صورت یک واحد در مقابل آتش سوزی بیمه کنند؛ برای این منظور سهم هر یک از واحدها از حق بیمه همان گونه که در بالا بیان شده است، براساس نسبت مساحت آن واحد به مساحت کل قسمت های اختصاصی خواهد بود که این مبلغ توسط مدیر محاسبه و از هر واحد گرفته و به بیمه گر پرداخت می شود. مدیران یا مدیران ساختمان باید دقت کنند که وظیفه ی بسیار مهمی در این رابطه بر دوش آن ها گذاشته شده است؛ زیرا در صورت بیمه نکردن مجتمع در برابر آتش سوزی و بروز آتش سوزی، مسئول جبران خسارات وارده خواهند بود. (۴۲)

۵٫استخدام دربان

در مجتمع های دارای بیش از ده واحد، مدیر یا مدیران ساختمان موظفند فردی را به عنوان دربان برای مراقبت، حفظ، نگهداری و نظافت کردن قسمت های مشترک و انجام سایر امور مورد نیاز ساختمان استخدام کنند. (۴۳)

۴ -۶٫ مدیریت هزینه های مجتمع

همان گونه که قبلاً بیان شد، مالکیت در مجتمع ها به دو بخش اختصاصی و مشترک تقسیم می شود. مالکان علاوه بر هزینه های قسمت های اختصاصی که به طور منطقی تصمیم گیری در مورد میزان و شیوه ی هزینه کردن برعهده ی خود آن هاست، در رابطه با هزینه های مشترک نیز متعهد بوده و باید مطابق نظر مدیر یا مدیران سهم خود را از این هزینه ها بپردازند.
به طور کلی می توان گفت که بحث هزینه ها در مجتمع های مسکونی متمرکز بر هزینه های قسمت های مشترک است؛ بر همین اساس فصل سوم « آیین نامه ی اجرایی ق. ت. آ » نیز به این موضوع اختصاص داده شده است و مواد ۲۳، ۲۴ و ۲۵ به آن پرداخته اند.

۴ -۶ -۱٫انواع هزینه ها در یک مجتمع مسکونی

با توجه به مطالب بیان شده در « قانون تملک آپارتمان ها و آیین نامه ی اجرایی آن » معیار تشخیص این موضوع که هزینه های انجام شده باید به طور مساوی بین مالکان یا ساکنان تقسیم شود یا به صورت نسبی؛ ارتباط یا عدم ارتباط آن ها با مساحت زیربناست، بر این اساس می توان هزینه ها را به سه دسته تقسیم کرد:
* دسته ی نخست، هزینه های نسبی هستند که عبارتند از: هزینه های آب، گازوئیل، آسفالت پشت بام، بیمه ی آتش سوزی و سایر موارد مشابه؛
* دومین گروه هزینه های غیر نسبی یا مساوی هستند که عبارتند از: هزینه ی حقوق و دستمزد، ( حق الزحمه ی افرادی از قبیل مدیر، سرایدار، نگهبان، باغبان، متصدی آسانسور، نظافت چی و… )، هزینه ی تعمیر و نگهداری تأسیسات ( مانند آسانسور و موتورخانه )، هزینه ی تزئینات قسمت های مشترک و هزینه ی اندوخته قانونی؛
* آخرین دسته هزینه های اختصاصی هستند که مربوط به قسمت های مشترکی می شود که تنها یک یا چند واحد از آن قسمت ها استفاده می کنند.

۴- ۶ -۱ -۱٫ هزینه های نسبی

این هزینه ها مصداق ضرب المثل « هر که بامش بیش، برفش بیشتر » هستند. به عبارت دیگر هزینه هایی هستند که با مساحت زیربنای اختصاصی ارتباط دارند؛ بنابراین مالکان یا استفاده کنندگان متناسب با نسبت مساحت قسمت اختصاصی خود به مجموع مساحت قسمت های اختصاصی تمام ساختمان، در این هزینه ها سهیم هستند. هزینه های آب، گازوئیل، آسفالت پشت بام و بیمه ی آتش سوزی نمونه هایی از این هزینه ها هستند که در قانون نیز از آن ها نام برده شده است (۴۴) و به موارد مشابه مانند هزینه ی برق و گاز مشترک یا هزینه ی ایزوگام کردن پشت بام قابل تعمیم هستند.

۴ -۶ -۱ -۲٫ هزینه های غیر نسبی یا مساوی

هزینه هایی غیر نسبی، مخارج و هزینه هایی هستند که ارتباطی به میزان مساحت زیربنا ندارند؛ از قبیل هزینه های مربوط به سرایدار، نگهبان، باغبان، متصدی آسانسور، هزینه ی نگهداری تأسیسات، هزینه ی تزئینات قسمت های مشترک و غیره… که به دلیل عدم ارتباط این هزینه ها با مساحت زیربنا، چنین هزینه هایی به طور مساوی بین مالکان یا استفاده کنندگان تقسیم می شود. (۴۵)
یکی از انواع هزینه های غیر نسبی و مهم که نیازمند توجه از سوی مالکان است و به طور مساوی بین مالکان تقسیم می شود، اندوخته ی قانونی که در واقع پس اندازی برای « روز مبادا » است؛ از آن جا که فرسایش ساختمان در دراز مدت و به مرور زمان اتفاق می افتد و ساختمان فرسوده و مستهلک هزینه های سنگینی را برای مالکان آپارتمان ها در پی خواهد داشت و از طرفی ممکن است زندگی ساکنان را دچار اخلال و بحران کند؛ باید برای چنین هزینه هایی آمادگی داشت. قانون گذار نیز پیش بینی این گونه هزینه ها را با عنوان اندوخته ی قانونی از وظایف مجمع عمومی قرار داده است (۴۶) تا مدیر یا مدیران بتوانند در چنین مواقعی از آن استفاده کنند.
مبالغی که با این عنوان از مالکان دریافت می شود، در امور مربوط به حفظ، نگهداری و تعمیر بنا هزینه می شود؛ برای مثال امکان دارد تأسیسات گرمایش یا سرمایش هر از چندگاهی در سرما یا گرمای شدید زمستان و تابستان یک باره از کار بیفتد؛ یا چاه ساختمان پس از ده سال پر شود؛ یا قسمتی از بنا بعد از چند سال نیاز به تعمیر و مرمت اساسی داشته باشد.
لازم به یادآوری است که مدیر یا مدیران مجتمع باید مبلغ شارژ ماهانه را به گونه ای تعیین کنند که به مستأجران آپارتمان اجحاف نشود. به عبارتی دیگر مستأجر نباید مبلغی برای اندوخته ی قانونی یا پس انداز ساختمان پرداخت کند؛ زیرا او وظیفه ای در قبال پرداخت هزینه های بلندمدت یا سرمایه ای و استهلاک چند ساله ی ساختمان ندارد؛ بنابراین لازم است مسئولان به این نکته توجه کنند تا ناخواسته زیر دین مستأجران قرار نگیرند.

۴-۶ -۱ -۳٫ هزینه های اختصاصی

در بعضی از ساختمان ها برخی قسمت های مشترک به گونه ای قرار گرفته اند که تنها یک یا چند مالک ( یا استفاده کننده ) می توانند از آن قسمت ها استفاده کنند؛ مثل حیاط خلوتی که مدخل آن از آپارتمان واقع در طبقه همکف است یا حیاطی که تنها یک یا چند مالک واحد آپارتمانی می توانند وارد آن شوند و از آن جا استفاده کنند.
اگرچه در صورت مجلس تفکیکی از این قسمت ها به عنوان قسمت های مشترک نام برده شده، اما چون از جهت احداث و بنای ساختمان طوری است که عملاً یک یا چند واحد آپارتمانی از آن استفاده می کنند، منطق و عدالت حکم می کند فقط استفاده کنندگان هزینه های آن را بپردازند و مالکان آپارتمان هایی که از آن قسمت ها استفاده نمی کنند، نباید هزینه ای در این رابطه بپردازند. این است که در قانون آمده است: « چنانچه چگونگی استقرار حیاط ساختمان یا بالکن یا تراس مجموعه به گونه ای باشد که تنها از یک یا چند واحد مسکونی امکان دسترسی به آن باشد، هزینه ی حفظ و نگهداری آن قسمت به عهده ی استفاده کننده یا استفاده کنندگان است. » (۴۷)

۴ -۶ -۲٫ تعیین سهم هزینه های مشترک

در رابطه با تعیین سهم هزینه های مشترک دو نکته قابل توجه است: نخست مسئولیت انجام این کار و دوم چگونگی انجام آن؛ در رابطه با وظیفه ی تعیین سهم هر یک از مالکان یا استفاه کنندگان در هزینه های مشترک، همان گونه که در بالا نیز اشاره شد، این کار از وظایف و مسئولیت هایی است که بر عهده ی مدیر یا مدیران ساختمان نهاده شده است؛ (۴۸) البته حق اعتراض مالکان نیز محفوظ است و در صورتی که هر یک از آن ها در مورد سهم یا میزان هزینه ی مربوط به سهم خود اعتراض داشته باشد، می تواند نخست به مدیر مراجعه و تقاضای رسیدگی کند و در صورت عدم رسیدگی یا رد اعتراض، به مراجع صلاحیت دار قضایی مراجعه نماید. (۴۹)
اما در مورد چگونگی تعیین سهم واحدها از هزینه های مشترک، از مواد بیان شده در « ق. ت. آ و آیین نامه ی اجرایی آن » چنین برداشت می شود که در این رابطه دو شیوه وجود دارد: نخست شیوه ی قراردادی و دوم شیوه ی قانونی. در شیوه ی قراردادی براساس توافقی که مالکان از پیش داشته اند، ترتیب مشخصی برای پرداخت هزینه های مشترک پیش بینی شده است و تا زمانی که نسبت به آن اعتراضی وجود ندارد، به همان شیوه عمل می شود. ولی در صورتی که ترتیب و توافق مشخصی برای هزینه های مشترک وجود نداشته باشد یا مالکان ( حتی یک نفر ) نسبت به شیوه ی جاری اعتراض داشته باشند، از شیوه ی قانونی استفاده می شود. در شیوه ی قانونی سهم مالکان یا استفاده کنندگان در هزینه های مشترک برای هزینه های نسبی – هزینه هایی که با مساحت زیربنای قسمت اختصاصی ارتباط دارد – متفاوت و برای هزینه های غیر نسبی – هزینه هایی که ارتباطی به میزان مساحت زیربنا ندارد – برابر است. (۵۰)
با توجه به توضیحات ارائه شده سهم هر واحد از هزینه های نسبی بدین ترتیب محاسبه می شود:

همچنین می توانید نخست مساحت تمام قسمت های اختصاصی را محاسبه کنید؛ بدین ترتیب مساحت کل به دست می آید؛ سپس جمع کل هزینه های نسبی را محاسبه و بر مساحت کل تقسیم کنید؛ بدین ترتیب هزینه ی هر متر مشخص می شود، یعنی:

در نهایت برای تعیین سهم هر واحد از هزینه های نسبی، مساحت آن واحد را در عدد به دست آمده ضرب کنید. یعنی :
هزینه ی هر متر مربع × مساحت واحد = سهم هر واحد
مساحت قسمت های اختصاصی هر واحد شامل مساحت واحد مسکونی، پارکینگ و انباری می شود؛ بنابراین اگر تمامی واحدهای مجتمع دارای پارکینگ و انباری با مساحت برابر هستند؛ مساحت کل برابر است با مجموع مساحت های تمام واحدهای مسکونی؛ ولی اگر واحدهایی در مجتمع وجود دارند که بدون پارکینگ یا انباری بوده یا مساحت آن ها متفاوت است، باید مساحت پارکینگ ها و انباری ها نیز در محاسبه ی مساحت کل قسمت های اختصاصی لحاظ شوند.

۴ -۶ -۳٫ مشکل پرداخت نکردن هزینه

یکی از مشکلات اساسی که به طور معمول مدیران ساختمان با آن روبرو هستند، خودداری افراد از پرداخت هزینه ها به دلایل گوناگون است؛ از جمله ی این دلایل که توسط برخی مالکان یا ساکنان بیان می شود، می توان به خالی بودن واحد و عدم سکونت در آن، استفاده نکردن از آسانسور، پارکینگ، حیاط یا پشت بام و… اشاره کرد که هیچ یک از آن ها پذیرفته نیست؛ زیرا حتی اگر مالک یکی از واحدها در آن زندگی نکند (۵۱) و واحد مربوطه خالی باشد یا تعدادی از ساکنان از برخی قسمت های مشترک استفاده نکنند، باز هم باید هزینه های مربوط به آن قسمت را بپردازد؛ بنابراین اعتراض ساکنان طبقه ی همکف مبنی بر این که با وجود عدم استفاده از آسانسور یا پشت بام، هزینه های نگهداری و تعمیرات آن ها از ایشان نیز دریافت می شود، پذیرفته نیست؛ زیرا آسانسور و پشت بام جزء قسمت های مشترک آپارتمان است و هزینه های آن ها نیز متوجه همه ی ساکنان است، ولو این که هرگز از آن ها استفاده نکنند.
همچنین حقوق هر مالک در قسمت اختصاصی و سهم وی در قسمت های مشترک غیرقابل تفکیک است و در صورت انتقال قسمت اختصاصی، حقوق و تعهدات قسمت های مشترک نیز منتقل خواهد شد. (۵۲)
در هر حال با وجود این که در قانون شیوه ی تعیین و پرداخت هزینه ها مشخص شده، باز هم ممکن است برخی افراد از پرداخت سهم مربوط به خود خودداری کنند؛ در چنین مواقعی با توجه به « ق. ت. آ » (۵۳) برای این که یک مدیر ساختمان زودتر به نتیجه برسد، بهتر است اقدامات زیر را انجام دهد:
۱٫ به دادگستری محل مراجعه کرده و با پر کردن اظهارنامه میزان بدهی و صورت ریز آن را اعلام و برای فردی که از پرداخت هزینه ها خودداری کرده است، ارسال کند. دقت شود که برای قانونی بودن اقدامات بعدی، اظهارنامه حتماً باید از طریق دادگستری ارسال شود.
۲٫ هرگاه مالک یا استفاده کننده ده روز پس از تاریخ ابلاغ اظهارنامه سهم بدهی خود را نپردازد، مدیر یا هیأت مدیران می توانند به تشخیص خود و با توجه به امکانات از دادن خدمات مشترک از قبیل شوفاژ، تهویه ی مطبوع، آب گرم، برق، گاز و غیره به او خودداری کنند. لازم به یادآوری است که مدیر ساختمان فقط حق قطع خدمات مشترک را دارد نه خدمات اختصاصی را.
۳٫ در صورتی که باز هم فرد از پرداخت سهم هزینه های خود خودداری کرد، مدیر ساختمان به اداره ی ثبت محلی که آپارتمان در محدوده ی آن قرار دارد، مراجعه کرده و برای وصول بدهی درخواست صدور اجرائیه می کند. اداره ی ثبت نیز طبق اظهارنامه ی ابلاغ شده که در بالا از آن سخن گفتیم، علیه شخصی که از پرداخت هزینه ها خودداری کرده است، اجراییه صادر می کند.
مدارکی که برای صدور اجرائیه لازم است، عبارتند از:
– تقاضا نامه ی صدور اجرائیه؛
– رونوشت مدارکی که سمت مدیر را تأیید کنند؛
– صورت ریز سهم مالک یا استفاده کننده از هزینه های مشترک؛
– رونوشت اظهارنامه ی ابلاغ شده به مالک یا استفاده کننده. (۵۴)
در صورتی که قطع کردن خدمات مشترک ممکن یا مؤثر نباشد؛ ( برای مثال آب گرم یا شوفاژ چند واحد دیگر نیز قطع شود یا مالک بابت هزینه های سرمایه ای بدهکار است، ولی خود او در ساختمان ساکن نیست و… ) مدیر یا مدیران مجموعه می توانند به دادگاه عمومی حقوقی شکایت کنند. دادگاه ها موظفند این گونه شکایات را خارج از نوبت رسیدگی و واحد بدهکار را از دریافت خدمات دولتی که به مجموعه ارائه می شود محروم کنند و تا دو برابر مبلغ بدهی به نفع مجموعه جریمه نمایند. همچنین استفاده ی مجدد از خدمات، موکول به پرداخت هزینه های معوق براساس گواهی مدیر یا مدیران، یا به حکم دادگاه و نیز هزینه ی مربوط به وصل و استفاده ی مجدد از خدمات مشترک خواهد بود. (۵۵)
همچنین در صورتی که مالک یا استفاده کننده برای بار دوم در دادگاه محکوم به پرداخت هزینه های مشترک گردد، علاوه بر سایر پرداختی ها باید جریمه ای برابر با مبلغی که به پرداخت آن محکوم شده است نیز پرداخت کند. (۵۶)
البته لازم به ذکر است که حق اعتراض مالک یا مستأحر به نظر مدیر یا هیأت مدیران نیز محفوظ است که در این صورت باید ظرف ده روز پس از ابلاغ اظهارنامه به دادگاه مراجعه و اعتراض خود را اعلام کند. در چنین مواردی، دادگاه خارج از نوبت و بدون رعایت تشریفات آئین دادرسی مدنی به موضوع رسیدگی و رأی قطعی را صادر می کند. همچنین در مواردی که خدمات مشترک قطع شده باشد و رسیدگی سریع به اعتراض ممکن نباشد، دادگاه به محض وصول اعتراض اگر دلایل را قوی تشخیص دهد، دستور متوقف گذاردن تصمیم قطع خدمات مشترک را تا صدور رأی خواهد داد. (۵۷)

۴ -۷٫ تخریب و بازسازی ساختمان

هر ساختمان عمر مفید و مشخصی دارد و سرانجام دیر یا زود باید تخریب و از نو ساخته شود. به لحاظ قانونی این کار زمانی ممکن است که به تشخیص سه نفر از کارشناسان رسمی دادگستری عمر مفید ساختمان به پایان رسیده یا به هر دلیل دیگری ساختمان دچار فرسودگی کلی شده باشد و بیم خطر یا ضرر مالی و جانی وجود داشته باشد. (۵۸)
در چنین مواقعی مالکان نظرات مختلفی دارند و در یکی از دو گروه موافق یا مخالف تجدید بنا قرار می گیرند. البته به طور معمول اشخاصی که با تخریب ساختمان مخالفت می کنند، کسانی هستند که مشکل مالی دارند و افرادی که از نظر مالی وضعیت مناسب تری دارند، موافق تخریب و بازسازی ساختمانند.
در هر حال در چنین شرایط مهم و حساسی که بیشتر مالکان موافق تخریب و بازسازی باشند، آن دسته از مالکان که قصد بازسازی مجموعه را دارند، می توانند براساس حکم دادگاه، با تأمین مسکن استیجاری مناسب (۵۹) برای فرد یا افرادی که مخالف بازسازی هستند، نسبت به تخریب و بازسازی ساختمان اقدام نمایند.
حکم دادگاه در این رابطه لازم الاجرا است و چنانچه فرد یا افراد مخالف واحد خود را تخلیه نکنند، بنا به درخواست مدیر یا مدیران مجموعه، پس از احراز تأمین مسکن مناسب برای مالکان مخالفت کننده با تجدید بنا، توسط سایر مالکان، دستور تخلیه توسط رئیس دادگستری یا مجتمع قضایی محل صادر و کار تخریب و بازسازی انجام خواهد شد. (۶۰)
مالکانی که اقدام به بازسازی کرده اند، می توانند پس از پایان عملیات بازسازی و تعیین سهم هر یک از مالکان از بنا و هزینه های انجام شده، سهم مالک یا مالکان مخالف را به اضافه ی مبالغ و هزینه هایی که برای اجاره ی مسکن آن ها پرداخت شده است، از اموال آن ها از جمله همان واحد مطالبه کنند. (۶۱)
لازم به ذکر است که مدیر یا مدیران مجموعه نیز می توانند به نمایندگی از طرف مالکان تمامی اقدامات بالا را انجام دهند. (۶۲)

پی‌نوشت‌ها:

۱٫ Apartment
۲٫ Longman Dictionary
۳٫ فرهنگ لغات لانگمن، قابل دسترسی در:

۴٫ Webster Dictionary
۵٫ A room in a building
۶٫ A Division in a house, separated from others by partitions
۷٫ A set or suite of rooms
۸٫ A compartment
۹٫ فرهنگ لغات وبستر، قابل دسترسی در:

۱۰٫ Wordnet Dictionary
۱۱٫ فرهنگ لغات وردنت، قابل دسترسی در:

۱۲٫ فرهنگ لغت معین قابل دسترسی در:
http://www.rismoon.com
۱۳٫ لغت نامه دهخدا، قابل دسترسی در:
http://loghatnaameh.org
۱۴٫ ماده ی ۱ « ق. ت. آ ».
۱۵٫ همان.
۱۶٫ ماده ی ۲ « ق. ت. آ » و ماده ی ۱ « آیین نامه ی اجرایی ».
۱۷٫ تبصره ی سوم ماده ی ۴ « ق. ت. آ ».
۱۸٫ ماده ی ۲ « ق. ت. آ ».
۱۹٫ ماده ی ۴ « آیین نامه ی اجرایی ».
۲۰٫ ماده ی ۸ « ق. ت. آ » و ماده ی ۵ « آیین نامه ی اجرایی ».
۲۱٫ ماده ی ۹ « آیین نامه ی اجرایی ».
۲۲٫ ماده ی ۷ « ق. ت. آ » و ماده ی ۱۰ « آیین نامه ی اجرایی ».
۲۳٫ تبصره ی ماده ی ۹ « آیین نامه ی اجرایی ».
۲۴٫ تبصره ی ماده ی ۸ « آیین نامه ی اجرایی ».
۲۵٫ ماده ی ۶ « ق. ت. آ » و ماده ی ۱۳ « آیین نامه ی اجرایی ».
۲۶٫ تبصره ی ماده ی ۱۲ « آیین نامه ی اجرایی ».
۲۷٫ تبصره ی ماده ی ۶ « ق. ت. آ ».
۲۸٫ ماده ی ۱۱ « آیین نامه ی اجرایی ».
۲۹٫ ماده ی ۷ « آیین نامه ی اجرایی ».
۳۰٫ ماده ی ۱۷ « آیین نامه ی اجرایی ».
۳۱٫ ماده ی ۱۵ « آیین نامه ی اجرایی » ( اصلاحی ۱۳۵۳/۱۰/۲۸ ).
۳۲٫ همان.
۳۳٫ ماده ی ۱۶ « آیین نامه ی اجرایی ».
۳۴٫ تبصره ۱ ماده ی ۱۶ « آیین نامه ی اجرایی » ( الحاقی ۱۳۵۳/۱۰/۲۸ ).
۳۵٫ ماده ی ۱۹ « آیین نامه ی اجرایی ».
۳۶٫ ماده ی ۱۴ « آیین نامه ی اجرایی ».
۳۷٫ ماده ی ۱۸ « آیین نامه ی اجرایی ».
۳۸٫ ماده ی ۴ « ق. ت. آ » و تبصره ی یک آن.
۳۹٫ ماده ی ۲۱ « آیین نامه ی اجرایی ».
۴۰٫ تبصره ی ماده ی ۶ « ق. ت. آ ».
۴۱٫ ماده ی ۲۷ « آیین نامه ی اجرایی ».
۴۲٫ ماده ی ۱۴ « ق. ت. آ » و ماده ی ۲۰ « آیین نامه ی اجرایی ».
۴۳٫ ماده ی ۲۲ « آیین نامه ی اجرایی ».
۴۴٫ ماده ی ۴ « ق. ت. آ » و ماده ی ۲۳ « آیین نامه ی اجرایی ».
۴۵٫ همان.
۴۶٫ ماده ی ۱۱ « آیین نامه ی اجرایی ».
۴۷٫ تبصره ی سه ماده ی ۴ « ق. ت. آ ».
۴۸٫ تبصره ی یک ماده ی ۴ « ق. ت. آ ».
۴۹٫ ماده ی ۲۴ « آیین نامه ی اجرایی » ( اصلاحی ۱۳۷۱/۱/۳۰ ).
۵۰٫ ماده ی ۴ « ق. ت. آ ».
۵۱٫ همان.
۵۲٫ ماده ی ۳ « ق. ت. آ ».
۵۳٫ ماده ی ۱۰ مکرر « ق. ت. آ ».
۵۴٫ تبصره ی دو ماده ی ۱۰ مکرر « ق. ت. آ ».
۵۵٫ تبصره ی یک ماده ی ۱۰ مکرر « ق. ت. آ ».
۵۶٫ تبصره ی چهار ماده ی ۱۰ مکرر « ق. ت. آ ».
۵۷٫ تبصره ی سه ماده ی ۱۰ مکرر « ق. ت. آ ».
۵۸٫ ماده ی ۱۳ « ق. ت. آ ».
۵۹٫ همان.
۶۰٫ تبصره ی دو ماده ی ۱۳ « ق. ت. آ ».
۶۱٫ ماده ی ۱۳ « ق. ت. آ ».
۶۲٫ تبصره ی یک ماده ی ۱۳ « ق. ت. آ ».

منبع مقاله :
اسدی، محمودرضا، امیری، مجتبی؛ (۱۳۹۱)، فرهنگ و زندگی در مجتمع های مسکونی، تهران: مؤسسه نشر شهر، چاپ اول