بررسي و تحليل استقرار نظام بودجه ريزي عملياتي در سازمان نظام مهندسی ساختمان استان گلستان

در نوشته حاضر به بررسی و ارائه استراتژی های استقرار نظام بودجه ریزی عملیاتی در سازمان نظام مهندسی ساختمان استان گلستان پرداخته شده است. بی شک تخصیص هدفمند اعتبار به فعالیت های سازمان می تواند ضمن شفاف سازی نحوه توزیع منابع، امکان پایش عملیاتی و انتظار برای دسترسی به نتایج هزینه ها را فراهم سازد. در این حوزه استفاده از روش بودجه ریزی عملیاتی گام موثری در افزایش کارآیی و اثر بخشی اعتبارات خواهد بود. هدف از این نوشته تبیین جایگاه و چگونگی عمل در جهت استقرار و اجرای یک نظام مناسب و کارامد بودجه ریزی عملیاتی در سازمان است.

نظام بودجه ریزی عملیاتی به عنوان یک نظام مدیریتی برای ارتقای کارآیی و اثر بخشی مصرف منابع سازمانی مورد توجه جدی دولت ها در سطوح ملی و محلی بوده است. در این نظام اعتبارات بودجه ای بر مبنای عملکرد واحدهای سازمانی در راستای تولید خروجی ها (محصولات و خدمات) یا همان اهداف کوتاه مدت و یا دستیابی به پیامدها و یا همان اهداف بلندمدت، تخصیص می یابد و بدین ترتیب سازمان به سمت افزایش شفافیت در نحوه مصرف منابع برای انجام فعالیت ها، تولید خروجی ها و دستیابی به اهداف و استراتژی ها و نیز پاسخگویی بیشتر سوق می یابد.
بودجه به عنوان بیان مالی عملیات اجرایی مهمترین سند مالی است که دستگاه های اجرایی را در دستیابی به اهداف سند چشم انداز و انجام اثربخش وظایف خود یاری می کند.
نظام بودجه ریزی عملیاتی با هدف نتیجه محوری سعی می کند تا با پیوند اعتبارات بودجه ای به نتایج اقدامات به اهداف صرفه جویی، کارآیی و اثربخشی بودجه دست یابد. در واقع تأکید بودجه عملیاتی بر صرفه جویی و اثربخشی است. هدف غایی بودجه ریزی عملیاتی کمک به اتخاذ تصمیمات عقلایی درباره تخصیص و تعهد منابع سازمانی بر اساس پیامدهای قابل سنجش می باشد که نتایج قابل انتظار(عملکرد) سازمان را در طول زمان منعکس می کند.
نقش صنعت ساختمان در ایجاد اشتغال مولد و فعال سازی رشته های گوناگون صنعت ساختمان و خدمات فنی مهندسی، عرصه تبلور اقتصاد مقاومتی است و تولید مصالح بر اساس اصول استاندارد و انجام عملیات ساخت و ساز طبق آیین نامه ها و مباحث مقررات ملی ساختمان گام مهمی در جهت شکوفایی سرمایه های ملی قلمداد می شود. عدم وحدت رویه و انسجام در هیئت مدیره های سازمان، از این عدم همگرایی به عنوان پایه ریزی و برنامه ریزی ها و توصیف شاخص های توسعه در سازمان به شکل غیر اصولی می تواند یاد کرد و در این خصوص خواستار مساعدت وزارت راه و شهرسازی در جهت ترویج فرهنگ اصولی ساخت و ساز در جامعه شد.
وجه مشترک تمام تعاریف بودجه ریزی عملیاتی حول دو نکته می باشد: ارتباط بودجه با نتیجه، ارتباط شاخص عملکرد و ارزیابی. به این ترتیب می توان گفت بودجه ریزی عملیاتی عبارت است از : برنامه سالانه به همراه بودجه سالانه که رابطه میان میزان وجوه تخصیص یافته به هر برنامه و نتایج بدست آمده از آن برنامه را نشان می دهد. این بدان معنی است که با هر میزان مخارج انجام شده در هر برنامه می باید مجموع معینی از اهداف تعیین شود. مفاهیم بنیادین این نظام، بحث و مذاکره در مورد اهداف و پاسخگو ساختن زیردستان در مورد دستیابی به آنها است.
بودجه بندی را “فرآیند تخصیص منابع محدود به نیازهای نامحدود”مجموع کوشش هایی که صرف تدوین بودجه و تخصیص منابع می شود به منظور”حداکثراستفاده” از منابعی است که معمولاً در حد کفایت نبوده و به اصطلاح اقتصادی”کمیاب”هستند. بنابراین در راه رسیدن به” اهداف مطلوب”ضرورت دارد به نحوی از هر یک از منابع محدود استفاده گردد که در تبدیل کل منابع به پول بتوان گفت با حداقل هزینه، حداکثر استفاده به عمل آمده است. بودجه هدف ها و راهبردها را به صورت عبارت های مالی درآورده و راه اجرای برنامه و کنترل پیشرفت آنها را مشخص می نماید.
بودجه شاهرگ حیاتی هر سازمان است. زیرا هر سازمان می بایستی تمام فعالیت های مالی خود اعم از کنترل، خدمات و کسب درآمد را بر اساس سند و قانون بودجه را فرآیند تخصیص منابع «بودجه بندی». انجام می دهد، محدود به نیازهای نامحدود می دانند. واحدهای مسئول باید بودجه را بر اساس هدف ها و راهبردها به صورت عبارت های مالی در آورده و راه اجرای برنامه و کنترل پیشرفت آنها را هموار سازند. سازمان ها به ۳ دلیل عمده به بودجه بندی نیازمندند:
۱ـ نشان دادن مفهوم مالی برنامه ها
۲ـ شناساندن منابع مورد نیاز اجرای برنامه ها
۳ـ بدست آوردن معیارهای سنجش، نظارت و کنترل نتیجه ها در مقایسه با برنامه ها
بطور کلی نظام بودجه ریزی عملیاتی دارای ۳ مشخصه می باشد:
۱ـ چارچوب بودجه باید به نحوی باشد که تصمیم گیری و اولویت بندی را تسهیل کند.
۲ـ ساختار بودجه باید به نحوی باشد که پاسخگویی را تقویت کند.
۳ـ ساختار برنامه در یک راهبرد وسیع تر تعریف شده و به اهداف جزیی محدود نمی شود.
مزایای بودجه ریزی عملیاتی
مهمترین مزیت بودجه ریزی عملیاتی صرفه جویی اس ت و مزایای دیگرآن عبارتند از :
۱ـ شفاف سازی فرآیند بودجه ریزی
۲ ـ صرفه جویی اقتصادی
۳ـ پرهیز از موازی کاری
۴ـ ارتقای کارآمدی
۵ ـ افزایش کارآیی و اثربخشی عملکرد سازمان از طریق تمرکز منابع در جهت ضروری ترین و مهمترین نتایج
۶ـ اصلاح و بهبود تصمیم گیری در مورد مؤثرین راه برای استفاده از منابع محدود درون سازمانی
۷ـ بهبود عملکرد از طریق پیوند دادن بودجه و عملکرد برنامه
۸ـ مسئولیت پذیرتر ساختن مدیران در قبال تصمیماتی که روی نتایج بودجه تأثیر می گذارند.
۹ـ حمایت بهتر مدیریت توسط پیوند نتایج بودجه و برنامه و سنجش عملکرد بودجه با سنجش عملکرد برنامه در فرآیند کنترل و گزارش نتایج .
در نهایت اینکه بزرگترین مزیت بودجه ریزی عملیاتی، کنترل بهتر سازمانی است. در بودجه ریزی عملیاتی نیازی به تغییر در سیاستگذاری اقتصادی نیست، تنها کنترل سازمانی و نظارت بر عملکرد بخش آسان تر می شود.
مشکلات پیاده سازی بودجه ریزی عملیاتی در سازمان
ضمن انتقاد از تداوم بودجه ریزی سنتی، مقاومت بدنه اجرایی ساختار سازمان را از جمله مشکلات اصلی عملیاتی کردن بودجه می باشد. از دیگر مشکلات اجر ایی بودجه ریزی عملیاتی می توان به موارد زیر اشاره نمود:
۱ـ ضعف در تهیه اطلاعات معنادار
۲ـ تولید اطلاعات مازاد و بی فایده
۳ـ تمایل سازمان های نظارتی جهت کنترل دقیق روی اقلام هزینه ای
۴ـ ناکامی در اعمال این اصلاحات در اصلاحات وسیع تر بودجه بویژه اصلاحات مربوط به افزایش تفویض اختیارات
۵ـ فقدان تلقی واحد از مفهوم بودجه عملیاتی در سطح سازمانی
۶ـ ضعف در تعیین شاخص های اندازه گیری عملکرد
عدم بکارگیری از ظرفیت های گسترده در سازمان نظام مهندسی ساختمان
در بکارگیری از   ظرفیت های سازمان نظام مهندسی ساختمان در زمینه های طراحی، نظارت و اجرای صحیح عملیات ساخت و ساز به زبانی ساده ارائه خدمات فنی مهندسی، در سال جدید باید تلاش مضاعفی برای استفاده بهینه از این ظرفیت ها صورت پذیرد.
سازمان نظام مهندسی ساختمان با دارا بودن نیروهای متخصص و با کفایت می تواند در مسائل فنی استان نقش به سزایی را ایفا نماید، اما متاسفانه با عضویت غیر رسمی در برخی از کمیسیون های تخصصی و مرتبط با ساخت و ساز استان، بدون حق رای شرایط ناامیدی را برای این خانواده مستعد بوجود می آورد و عدم بکارگیری از این ظرفیت های گسترده در کارنامه فنی استان توسط مدیران قطعا این سازمان را در اجرای برنامه های پیشگیری از ساخت و سازهای غیرمجاز، ترویج و فرهنگ سازی مقررات ملی ساختمان کمک نخواهد نمود.
با توجه به بروز حوادث اخیر در چند سال اخیر در نحوی ارائه خدمات فنی مهندسی و عملکرد به دور از برنامه ریزی و بودجه بندی غیرعملیاتی توسط سازمان نظام مهندسی، وظیفه اداره کل راه و شهرسازی در تنظیم روابط این سازمان با معاونت امور هماهنگی عمرانی استانداری، شهرداری ها و دوایر مرتبط با آن ها به دست فراموشی سپرده شده است. در حالیکه این اداره طبق قانون، نظارت عالیه بر عملکرد مهندسان عضو سازمان را عهده دار است و در این جایگاه می تواند از هیئت مدیره سازمان جهت برنامه ریزی و بکارگیری ظرفیت های موجود در اولویت بندی و ساماندهی های لازم استفاده نماید. و سوالی که به ذهن متباطر می شود این است؛ که آیا هیات مدیره های سازمان در چند سال اخیر توان اجرایی شدن این موضوع را داشته اند؟
با تغییر در تفکر و نگرش مهندسان سازمان در انتخابات اخیر که با وعده های انتخاباتی همراه بوده و تعیین حدود شناخت منتخبین در خصوص مسائل سازمانی در آن زمان، جاداشت برای اولین بار در تاریخ سازمان نظام مهندسی ساختمان استان گلستان تدوین و تنظیم بخشنامه بودجه ای سالیانه بر اساس برنامه ریزی مصوب مجمع عمومی و همچنین تدوین ساختار اداری سازمان همراه با شرح وظایف بخش های مختلف را داشته باشیم. بودجه ای که نیاز به فصل بندی های مشخص دارد که در خود راهبردها، سیاست ها و بسته های اجرایی(بسته های خدمات مهندسی، بسته های رفاهی، بسته های منابع انسانی و فناوری اطلاعات ـ آموزش کارکنان و مدیران، توسعه امور فرهنگی، توسعه مطالعات و پژوهش های خرد، توسعه فناوری اطلاعات و سازمان الکترونیکی، توسعه بیمه جامع مهندسین، آموزش ـ و بسته های اقتصادی ـ سرمایه گذاری در بخش خصوصی و تعاونی ها، اجرای طرح های درآمدزا ـ را دارا می بود.
هر چند بودجه بندی سازمان در شرایط حاضر برحسب شرایط پیشروی و بر اساس ضوابط مالی، قوانین بالادستی و آیین نامه مالی سازمان (با شناسایی و پیش بینی منابع درآمدی، هزینه ها) صورت نگرفته و به نظر می رسد که صورت نخواهد گرفت.
چیزی که در تمام مسائل بودجه ای توسط هیات مدیره سازمان فراموش شده است؛ این است که در تمامی مراحل بودجه بندی می بایستی نسبت به اولویت بندی برنامه های کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت سازمان اقدام و پس از تصویب مجمع نسبت به ارائه بودجه سالیانه اقدام نمایند.
اهم برنامه های عملیاتی پیشنهادی که در چند سال اخیر از دغدعه های اعضای سازمان بوده و هیات مدیره های ادوار مختلف سازمان از زمان قبول تصدی مدیریت سازمانی می بایستی به آنان توجه ویژه می داشتند به قرار زیر است:
o     تدوین آیین نامه استخدامی برای سازمان
o     تدوین سند چشم انداز سازمانی
o     پیگیری درآمدهایی خارج سهم مهندسین درساخت و ساز
o     تنظیم سامانه یکپارچه قراردادها با همکاری شهرداری های استان جهت شفاف سازی فرایند مدیریت بر ساخت و ساز
o     تدوین نظام نامه و اجرایی نمودن انتخاب هیات مدیره کل دفاتر نمایندگی های استان جهت مشارکت بیشتر مهندسین
o     تدوین نظام نامه و اجرایی نمودن واحد کنترل نقشه کلیه دفاتر نمایندگی به طور یکپارچه
o     ساماندهی سیستم آموزش سازمان
o     توسعه تسهیلات رفاهی برای مهندسین