آثار حقوق ثبت اسناد و املاک

    اهمیت سند رسمی نسبت به سند عادی
یکی از مهمترین ایراداتی که بر اسناد عادی ممکن است وارد شود آن است که برخلاف اسناد رسمی که مطابق قانون تمام محتویات و امضاهای مندرج در آنها معتبر است، اسناد عادی قابل انکار و تردید و… هستند. به طور مثال چنانچه یک سند عادی به مرجع قضایی ارایه شود و طرف دعوی بگوید امضای ذیل سند متعلق به من نیست بار اثبات اصالت سند عادی از طریق کارشناسی خط برعهده دارنده آن است اما در اسناد رسمی صرفاً می‌توان در مورد اصالت آنها ادعای جعلی بودن کرد یا آنکه در مورد عدم اعتبار قانونی آنها تنها از طریق اقامه دعوی حقوقی در محکمه قضایی و با ابراز ادله قانونی کافی می‌توان اثبات کرد که به جهتی از جهات قانونی سند مزبور از درجه اعتبار ساقط شده است تا محکمه حکم به ابطال سند صادر کند. نکته دیگر اینکه در مورد سند رسمی ادعای جعل چون یک ادعا و دعوی محسوب می‌شود، از این رو مدعی جعل باید ادله اثبات جعلی بودن را به دادگاه ارایه کند. در حالی که در مورد سند عادی، انکار و تردید چون دفاع محسوب می‌شود، مطابق قاعده شرعی، شخص منکر یا مردد وظیفه‌ای در خصوص اثبات انکار و تردید خویش ندارد، بلکه این وظیفه بر دوش شخصی است که قصد استفاده از سند مزبور را داشته یا از موضوع سند منتفع می‌شود. بنابراین مدعی اصالت سند باید دلایل مربوط به اصالت سند مزبور را به دادگاه ارایه کند، در غیر این صورت دادگاه مکلف است سند مزبور را از شمار دلایل خارج سازد. مضافا اینکه از مزایای دیگر اسناد رسمی این است که علاوه بر مراجع دادگستری امکان بهره‌گیری از واحد اجراییات ثبت نیز، جهت الزام به انجام تعهدات قراردادی وجود دارد. در نهایت اینکه امکان وقوع معاملات معارض در معاملات با سند رسمی به مراتب کمتر است. همچنین بعضی موارد مانند نقل و انتقال حق کسب و پیشه از مستأجر سابق به مستأجر جدید، فقط با سند رسمی معتبر ممکن خواهد بود. در شرایط حاضر و با الکترونیکی شدن سیستم ثبت ضمن اینکه به سهولت می‌توان از انجام معاملات قبلی مطلع شد، پاسخ استعلاملات ثبتی نیز سرعت بیشتری یافته و عاملی در جهت جلوگیری از معاملات بر روی اموال دیگران به حساب می‌آید.
چنانکه می‌دانیم ثبت املاک در دفتر ثبت املاک ادارات ثبت اسناد وابسته به قوه‌قضاییه به عمل می‌آید و مشخصات طرفین معاملات در ستون معامل و متعامل درج می‌شود اما ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی انجام می‌شود و سردفتر آن به عنوان مسئول دولتی تلقی نمی‌شود. کلیه اسناد و از جمله اقرارنامه‌هایی که در دفاتر مذکور تنظیم می‌شوند، نزد محاکم دادگستری از اعتبار برخوردار بوده و ارایه آنها، جزو دلایل محکم و قوی محسوب می‌شوند. جهت انجام این مراتب در دفترخانه‌ها یک سری دفاتر قانونی وجود دارد که دارای اهمیت بسیاری است. زیرا اصول اسناد رسمی در آنها به ثبت می‌رسد. این دفاتر عبارت از دفاتر املاک، دفاتر املاک توقیف‌شده، موقوفات، دفاتر اسناد رسمی، دفاتر گواهی امضا، دفاتر ثبت شرکت، دفاتر توزیع اظهارنامه و دفتر املاک مجهول‌المالک است.
برخی از اسناد عادی به موجب قوانین خاص و بنا به مصالحی قابلیت اجرایی دارند و در حکم اسناد لازم‌الاجرا هستند: الف) قراردادهایی که موضوع عقود اسلامی هستند که بانک‌ها در چارچوب آنها تسهیلاتی به مشتریان خود اعطا می‌کنند. این عقود چنانچه در چارچوب نظام بانکی جاری تنظیم شده باشند، دارای وصف لازم‌الاجرا خواهند بود. در این راستا از جمله امتیازاتی که می‌توان برای بانک‌ها قائل شد این است که مطابق ماده ۱۱۰ قانون آیین دادرسی مدنی، در دعاوی که مستند آنها چک یا سفته یا برات باشد و همچنین در مورد دعاوی مستند به اسناد رسمی… خوانده نمی‌تواند برای تامین خسارات احتمالی خود تقاضای تامین کند. این بدان معنا است که تامین خواسته درباره این دسته از اسناد، بدون گرفتن تأمین از بانک‌ها صادر می‌شود بنابراین هنگام طرح دعوی از معافیت پرداخت خسارت احتمالی بابت تأمین خواسته نیز برخوردارند. ب) گرچه چک از اسناد عادی است اما به موجب اصلاحیه سال ۱۳۷۲ مقرر شده است چک‏های صادره عهده بانک‏هایی که طبق قوانین ایران در داخل کشور دایر شده یا می‏شوند همچنین شعب آنها در خارج از کشور، در حکم سند لازم‏الإجرا است و دارنده چک در صورت مراجعه به بانک و عدم دریافت تمام یا قسمتی از وجه آن، به علت نبودن محل یا به هر علت دیگری که منتهی به برگشت چک و عدم‏ پرداخت شود، می‏تواند طبق قوانین و آیین‏نامه‏های مربوط به اجرای اسناد رسمی، وجه چک یا باقیمانده آن را از صادرکننده وصول کند. برای صدور اجراییه دارنده چک باید عین چک و گواهینامه مذکور در ماده ۴ یا گواهی‏نامه مندرج در ماده ۵ را به اجرای ‏ثبت اسناد محل تسلیم کند. اجرای ثبت در صورتی دستور اجرا صادر می‏کند که مطابقت امضای چک با نمونه امضای صادرکننده در بانک از طرف بانک گواهی شده باشد . ج) اسناد دیگری به موجب قوانین خاص در حکم اسناد لازم‌الاجرا هستند که به دو دسته قابل تقسیم هستند. اول) اسنادی که از طریق اجرای ثبت محل مانند سایر اسناد لازم‌الاجرا به مرحله اجرا در می‌آیند، ازقبیل برگه وثیقه انبارهای عمومی، هزینه‌های مشترک آپارتمان و عوارض شهرداری. دوم) اسنادی مانند مطالبات سازمان تأمین اجتماعی و مطالبات مالیاتی وزارت دارایی، که به موجب قانون خاص از طریق مراجع مذکور، به مرحله اجرا در می‌آیند.

   شرایط صدور اسناد رسمی
به گزارش معاونت فرهنگی قوه‌قضاییه، بر اساس ماده ۱۲۰۸ قانون مدنی اسناد در سه گروه تصمیم می‌شوند: اسنادی که در دفاتر اسناد تنظیم می‌شوند مثل سند مالکیت؛ اسنادی که در دفاتر اسناد رسمی ازدواج و طلاق تنظیم می‌شوند مانند سند نکاح و طلاق همچنین اسنادی که در سایر ادارات تنظیم می‌شوند مثلاً مانند گذرنامه که توسط نیروی انتظامی صادر می‌شود. بنابراین از نظر قانونی، سند رسمی، سندی است که در اداره ثبت اسناد و املاک، دفاتر اسناد رسمی یا نزد مأمورین رسمی دولت در حدود صلاحیت آنها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد، و سایر اسناد، عادی محسوب می‌شود.

   وظایف و اختیارات هیأت نظارت و شورای عالی ثبت
برای رسیدگی به کلیه اختلافات و اشتباهات مربوط به امور ثبت اسناد و املاک، در مرکز هر استان هیأت نظارت، مرکب از رییس ثبت استان یا قائم‌مقام او و دو نفر از قضات دادگاه استان به انتخاب رییس قوه‌قضاییه تشکیل می‌شود. برای این هیأت، یک عضو علی‌البدل از قضات دادگستری یا کارمندان ثبت مرکز استان از طرف طرف رییس قوه‌قضاییه تعیین خواهد شد. در حال حاضر با توجه به اینکه عالی‌ترین دادگاه استان دادگاه تجدیدنظر استان است، قضات منتخب از این مرجع قضایی برگزیده می‌شوند. آرای هیأت نظارت، بر اثر شکایت ذی‌نفع، قابل تجدیدنظر در شورای عالی ثبت خواهد بود. لیکن مدیرکل ثبت به منظور ایجاد وحدت‌رویه، در مواردی که آرای هیأت‌های نظارت متناقض یا خلاف قانون صادر شده باشد، موضوع را برای رسیدگی و اعلام نظر، به شورای عالی ثبت ارجاع می‌کند و در صورتی که رأی هیأت نظارت به ‌موقع اجرا گذارده نشده باشد، طبق نظر شورای عالی ثبت، به موقع اجرا گذارده می‌شود. شورای عالی ثبت که مرجع تجدیدنظر نسبت به آرای هیأت نظارت شورای عالی ثبت است دارای دو شعبه مربوط به املاک و مربوط به اسناد است. شورای عالی ثبت دومین هیأتی است که با هدف رسیدگی به تجدید نظر از آرای هیأت‌های نظارت و نیز ایجاد وحدت‌رویه در ثبت، تشکیل و محل آن فقط در تهران است. لیکن آرای تمام هیأت‌های نظارت در سراسر کشور برای تجدیدنظر به همین شورا فرستاده می‌شود. در صورتی که ذی‌نفع به رأی صادره از سوی شورای عالی ثبت اعتراض داشته باشد، می‌تواند به دیوان عدالت اداری شکایت کند. هنگامی که نسبت به ملکی سند مالکیت معارض صادر شود (یعنی ملکی که دارای چند سند است)، به محض اطلاع اداره ثبت اسناد و املاک به کلیه دفاتر اسناد رسمی بخشنامه می‌شود که نسبت به این ملک سند معارض صادر شده تا از انجام هرگونه معامله خودداری شود. اگر فروشنده‌ای قبل از انجام معامله با سند عادی با خریدار، ملکی را با سند رسمی به آقای دیگری فروخته باشد، در این حالت چون تاریخ سند رسمی مقدم بر تاریخ سند عادی است دیگر نمی‌توان معامله رسمی را باطل کرد و خریدار آپارتمان با سند عادی (مبایعه‌نامه) می‌تواند به عنوان فروش مال غیر از فروشنده شکایت کند و دادگاه در صورت احراز وقوع جرم و سوءنیت علاوه بر صدور حکم به محکومیت وی به حداقل یک سال حبس و جزای نقدی معادل ثمن معامله، او را نیز محکوم به بازپرداخت ثمن معامله به خریدار می‌کند و در این حالت لازم نیست برای بازپس‌گیری ثمن معامله دادخواست حقوقی تقدیم یا هزینه دادرسی مطابق آنچه برای طرح دعاوی مالی در دادگستری مرسوم است، پرداخته شود. بنابراین اگر معامله غیرمنقولی با سند عادی صورت گیرد چون هم وزن با سند رسمی نیست قابل تعارض به حساب نمی‌آید زیرا معامله اول با سند عادی و معامله دوم با سند رسمی صورت پذیرفته و در واقع یکی از مصادیق جزایی است. نکته آخر اینکه، اگر در تفکیک آپارتمان یا ملک اشتباهی پیش بیاید اگر این اشتباه منجر به صدور سند رسمی یا سند مالکیت شود، رفع اشتباه با هیأت نظارت است ولی اگر منجربه این دو مورد نشود رفع اشتباه با خود اداره ثبت اسناد و املاک است؛ چون هنوز سندی ثبت نشده است.