صورت وضعیت نویسی در قراردادها

صورت وضعیت همانگونه که از نام آن بر می‌آید، صورت یا لیستی از وضعیت و مجموعه خدمات انجام شده در پروژه است. در قراردادهای عمرانی مصالح و مواد تهیه شده، حمل این مواد و مصالح، هزینه ساخت و ترکیب مواد و … نیز در صورت وضعیت گزارش می‌شود. هدف از تهیه صورت وضعیت ارائه درخواست مالی از بابت عملیات و خدمات انجام شده برا اساس قرارداد است. با توجه به انواع قراردادهای عمرانی و غیر عمرانی صورت وضعیت به شکل‌ها و در فرمت های مختلفی تنظیم می‌شود. صورت وضعیت فهرست بهایی و متر مربع دو فرمت پرکاربرد و معروف در صورت وضعیت نویسی است. در کل می‌توان اینگونه بیان کرد که صورت وضعیت بسته به نوع پرداخت‌ها در قراردادهای عمرانی و غیر عمرانی تهیه و تنظیم می‌شود. پیمانکار معمولاً در انتهای هر ماه مقادیر کارکرد عملیاتش را در قیمت‌های توافق شده ضرب می‌کند و با ضرائب توافق شده درخواست مالی خود را ارائه کند.

در این بخش عمرتن سافت دو نوع متداول صورت وضعیت را بررسی می‌کنذ. صورت وضعیت فهرست بهایی و صورت وضعیت مترمربع یا سرجمع.

قراردادهایی که به صورت فهرست بهایی تنظیم می‌شوند در کل نوعی از قراردادهای بهای واحد هستند. به عبارت دیگر تنظیم صورت وضعیت تمامی قراردادهای بهای واحد، کما بیش شبیه به صورت وضعیت فهرست بهایی تنظیم می‌شود.

برای تهیه این نوع صورت وضعیت‌ها در ابتدا باید ریز مقادیر عملیات انجام شده اندازه‌گیری شود. این ریز مقادیر ریز متره نیز گفته می‌شود. در تنظیم ریز متره چندین نکته باید رعایت شود. ریز متره همواره باید قابل کنترل باشد. در ریز متره هیچ عدد یا مقداری نباید بدون مرجع نوشته شود. برای تنظیم ریز متره باید تا حد امکان عملیات اجرایی را تفکیک نمود و ریزترین بخش عملیات انجام شده نیز لیست شود.

تهیه صورت جلسه دومین مرحله از تنظیم صورت وضعیت است. پس از انجام و تکمیل هر قسمت از کار باید عملیات انجام شده طی صورتجلسه‌ی به تایید ناظر برسد. برخی از صورت جلسات نیز باید در حین اجرای عملیات و بر اساس نقشه های اجرایی، مشخصات فنی عمومی، مشخصات فنی خصوصی و دستور کارها تهیه شوند.صورت جلسه باید شامل حداقل اطلاعات زیر باشد.

– نام کارفرما، مهندس مشاور، پیمانکار، شماره و تاریخ پیمان، موضوع پیمان و شماره و تاریخ صور تجلسه.
– ذکر دلایل و توجیهات فنی لازم برای اجرای کار موضوع صور تجلسه.
– ارایه توضیحات کافی و ترسیم نقشه با جزییات کامل و بیان مشخصات فنی کار، (پیوست).
– متره نمودن کار و محاسبه مقادیر و احجام عملیات.

صورت جلسات باید به امضای پیمانکار، مهندس ناظر مقیم، مهندس مشاور و کارفرما (در موارد تعیین شده) برسد. تمامی صورت جلسات باید توسط کارفرما به مهندس مشاور برای اعمال در صورت وضعیت به همراه موضوع کار و جدول خلاصه مقادیر ابلاغ شود. صورت جلسات فاقد ابلاغ کارفرما معتبر نبوده و قابل استناد نیست. ابلاغ صورت جلسات توسط کارفرما به منظور مستندسازی مدارک و صورت جلسات بوده و از تعهدات و مسوولیت‌های مهندس مشاور و پیمانکار نمی‌کاهد. تاریخ ابلاغ کارفرما باید با زمان اجرای عملیات موضوع صورت جلسه مطابقت داشته باشد و ابلاغ صرفاً با مسوولیت و تایید بالاترین مقام دستگاه اجرایی می‌تواند در زمان دیگر انجام شود. هرگونه پرداخت به پیمانکار از بابت کار انجام شده ( در ارتباط با موضوع صورت جلسه) قبل از تنظیم و ابلاغ صورت جلسه مجاز نیست.

پس از تنظیم ریز متره و صورتجلسه انجام عملیات اجرایی باید خلاصه متره تهیه شود. در تهیه خلاصه متره با توجه به ردیف های موجود در فهرست بها، ردیف های ریز متره‌ای که مربوط به یک ردیف از فهرست بها هستند تجمیع شده و در توضیحات آن شماره صورتجلسه یا صورتجساتی که این ریزمتره ها در آن گنجانده شده است آورده می‌شود. بدین ترتیب هم کنترل مقادیر صورت وضعیت راحت تر خواهد شد هم و به راحتی می‌توان مقادیر را در صورتجلسات مربوطه کنترل نمود.

امروزه معمولاً این صورت وضعیت ها توسط نرم افزارها تهیه می‌شوند. در این نرم افزار ها باید ابتدا ریز متره وارد شود و در ورود ریزمتره نیز باید شماره صورتجلسات ذکر شود. این نرم افزارها قابلیت تهیه صورتجلسات را نیز دارند. در صورتی که اطلاعات با ترتیب مناسب در این نرم افزار ها وارد شود هم صورتجلسات و هم ریز متره ها و خلاصه متره ها به راحتی قابل استخراج خواهد بود. پس از وورد مقادیر و انتخاب ردیف های مناسب از فهرست بها برای این مقادیر، مقادیر فهرست بها قابل گزارش گیری است. تنظیم ضرایب پیمان مرحله بعدی تهیه صورت وضعیت است. برای آشنایی بیشتر در این مورد ضرایب فهرست بها را مطالعه نمایید.

مصالح پایکار نیز در صورت وضعیت آورده می‌شوند. مصالح پای کار، مصالحی است که برای اجرای آیتم ها، مورد نیاز باشد و به طرق مختلف در کار استفاده شود. ورود همه مصالح مورد نیاز پروژه به صورت یکجا امر معقولی نیست، این مصالح باید طبق برنامه زمانبندی اجرای کار به کارگاه وارد شوند. مصالح پای کار باید مطابق با مشخصات فنی کار باشد، و به طور مرتب به شکلی انبار شود که قابل اندازه‌گیری یا شمارش باشد. هنگام ورود مصالح به کارگاه، باید صورت جلسه ورود که در آن، نوع، مقدار و تاریخ ورود مشخص شده است، تنظیم شود. ورود اطلاعات مصالح پایکار در صورت وضعیت نیز با توجه به این صورتجلسات انجام می‌شود. بهای واحد مصالح پایکار از فصل مربوطه در فهرست بها آورده می‌شود و برای پرداخت این بها در  ۷۰ درصد ضرب می‌شود.

تجهیز کارگاه نیز قسمتی دیگر از صورت وضعیت است. مبلغ تجهیز کارگاه به دو صورت درصدی از مبلغ کل و یا مقطوع در نظر گرفته می‌شود. در هرصورت ضرایب مربوط به قرارداد در مبلغ تجهیز کارگاه ضرب نمی‌شوند. اگر این مبلغ به صورت درصدی از مبلغ کل باشد، صرفاً درصدی از مبلغ کل بدون ضریب خواهد شد. مبلغ مقطوع تجهیز کارگاه نیز همواره مقطوع است و پس از اعمال ضرایب به مبلغ کل، با این مبلغ جمع خواهد شد. بخش حمل مواد و مصالح، کارهای دستمزدی و اقلام فاکتوری نیز قسمت‌های دیگر صورت وضعیت فهرست بهایی هستند.

معمولاً در یک صورت وضعیت باید بخش‌های زیر وجود داشته باشد.

صورت وضعیت های سرجمع داری دو بخش هستند. بخش اول که براساس ساختار شکست کار تنظیم می‌شود و صرفاً براساس پیشرفت کار، درصدهای مربوط به هر ردیف نوشته می‌شود. در این بخش ضریبی اعمال نخواهد شد. ساختار شکست کار بخشی از قرارداد است و طرفین قرارداد بر سر درصدها و تقسین بندی های آن به توافق می‌رسند. این ساختار قابل تغییر نیست و کارهای انجام شده (طبق نقشه‌ها و مشخصات اولیه) باید به نحوی در این تقسیم بندی و ساختار گنجانده شوند. بسته به حجم و نوع کارهای قرارداد، چندین ساختار شکست مجزا برای یک قرارداد می‌تواند وجود داشته باشد. به عنوان مثال اگر پروژه‌ای چندین ساختمان مجزا و محوطه و دیوار داشته باشد، برای هریک از موارد ذکر شده یک ساختار شکست وجود خواهد داشت. در تهیه صورت وضعیت هر بخش از ساختار شکست آن استفاده خواهد شد.

این بخش از صورت وضعیت متر مربع همان جدول ساختار شکست است که به آن دو ستون دیگر اضافه شده است. ستون درصد کارهای انجام شده و ستون مبلغ کار انجام شده. ستون اول با توجه به شرایط کار و پیشرفت فیزیکی هر ردیف نوشته می‌شود. ستون دوم حاصلضرب ستون درصد هر ردیف از کل، در درصد انجام شده هر ردیف در مبلغ کل آن بخش( به عنوان مثال مبلغ کل جرای ساختمان شماره یک) است. در شکل زیر بخشی از یک صورت وضعیت متر مربع برای نمونه آمده است. این صورت وضعیت برای یک ساختمان فرضی به مبلغ کل ۱۲/۵۰۰/۰۰۰/۰۰۰ نوشته شده است. در این شکل عملیات خاکبرداری به اتمام رسیده و بخشی از کارهای فونداسیون انجام شده است ولی بتن ریزی صورت نگرفته است. درصدهای وارد شده موید این مطلب است.

بخش دوم مربوط به تغییرات و کارهای انجام شده براساس ماده ۱۲ پیمان و مصالح پایکار است. در بخش دوم ضرایب فهرست بها قابل اعمال است. ضریب پیشنهادی پیمانکار نیز که در متن قرار داد آمده است در این بخش اعمال خواهد شد. ترتیب اعمال این ضرایب در پیمان سرجمع هیچ تفاوتی با ترتیب اعمال آنها در پیمان‌های فهرست بهایی ندارد. ولی معمولا در پیمان‌های سرجمع تجهیز کارگاه به صورت مقطوع است و طبق بند بخشنامه مربوطه پرداخت می‌شود. ۵۰% تجهیز کارگاه متناسب با پیشرفت کار و ۵۰ % مابقی با پیشرفت خود تجهیزات کارگاه پرداخت خواهد شد.

در قراردادهای متر مربع تمامی کارهای اضافی طبق ماده ۱۲ پیمان در قرارداد اعمال می‌شوند. در این مورد برای نحوه پرداخت و دیگر مسائل مربوط به پرداخت ها ( منجمله ضرایب) طق ماده ۱۲ به فهرست بهای منضم مراجعه می‌کنند. هر آیتمی که مناسب با دستور کار ابلاغی باشد از فهرست بها انتخاب می‌نمایند. از این مرحله به بعد این کارها عیناً مانند کارهای قراردادهای فهرست بهایی خواهند بود و کلیه ضرایب به همراه ضریب پیشنهادی پیمانکار که در قرارداد سرجمع ذکر شده است در آنها اعمال خواهد شد. برای کارهایی که ردیف مناسبی در فهرست بها ندارند، از کار جدید و تنظیم قیمت جدید استفاده می‌شود.

مصالح پایکار در قرارداهای سرجمع تفاوتی با قراردادهای فهرست بهایی ندارد و طبق دستورالعمل و پیوست‌های فهرست بهای منضم با آن برخورد می‌شود. مصالح پایکار کارهای مازاد نیز هیچ تفاوتی با دیگر مصالح پایکار ندارد. تمامی مستنداتی که برای اعمال ضرایب نیاز است، فهرست بها و متن قراردادهای تیپ سرجمع است. در این مورد توصیه می‌شود، دستورالعمل کاربرد فهرست بها و پیوست های آن کامل مطالعه شود.

صورت وضعیت می‌تواند موقت یا قطعی باشد. به آخرین صورت وضعیت موقتِ قبل از صورت وضعیت قطعی، صورت وضعیت ماقبل آخر گفته می‌شود.

صورت وضعیت‌های موقت ماهیانه که به ترتیب گفته شده در بالا تنظیم شده و دارای امضاء نماینده پیمانکار و مهندس مشاور است، پس از بررسی، به کارفرما تسلیم می‌شود. کارفرما پس از رسیدگی و کسر کسورات قانونی باقی مانده را به پیمانکار پرداخت می‌کند. معمولاً این کسورات قانونی شامل موارد زیر است.

بنابراین صورت وضعیت موقت، شامل برآرود کارهای انجام شده تا آن تاریخ به علاوه مصالح پای کار است. مقادیر گفته شده در صورت وضعیت موقت، جنبه علی الحساب داشته و مقدار واقعی آن، در صورت وضعیت قطعی مشخص می‌شود. البته شایان ذکر است ردیف انتخابی از فهرست بها، یا درصد اشاره شده در ساختار شکست جنبه قطعی دارد.

چون تهیه صورت وضعیت‌ قطعی و رسیدگی به آن، مدت زمان زیادی به طول می‌انجامد، لازم است پیمانکار برای دریافت هزینه عملیات باقی مانده، یک صورت وضعیت‌ِ تا حدودی واقعی، در اواخر کار تهیه نماید. صورت وضعیت ماقبل آخر تقریباً کارکرد کلیه عملکردها از اول تا آخر پروژه را شامل می‌شود. مبلغ این صورت وضعیت‌ نزدیک به مبلغ صورت وضعیت قطعی خواهد بود. معمولاً در صورت وضعیت ماقبل آخر مصالح پایکاری دیده نمی‌شود. تمامی اقساط پیش پرداخت‌ها نیز در این صورت وضعیت به اتمام می‌رسد.

به محض آنکه تحویل موقت کلیه کارها انجام گرفت، پیمانکار اقدام به اندازه گیری و تهیه صورت وضعیت‌ قطعی کارهای انجام شده خواهد کرد. مقادیر و اراقامی که در صورت وضعیت قطعی منظور می‌شود، به تنهایی قاطع خواهد بود و یکی از مأخذ تسویه قطعی پیمانکاران خواهد شد. اگر بین مقادیر یا ارقامی که در صورت وضعیت‌های موقت منظور شده، با مقادیر صورت وضعیت قطعی اختلافاتی وجود داشته باشد، ملاک و کعیار صورت وضعیت قطعی خواهد بود. در این صورت وضعیت، اگر اشتباهی رخ دهد، غیرقابل برگشت خواهد بود. بنابراین باید دقت کافی نمود که کلیه دستورکارها و صورت جلسات، ضمیمه صورت متره‌‌ها شود.

کار مترورها باید دقیق، کامل، علمی، منظم و نتایج آن شفاف باشد. انجام دادن کاری با این خصوصیات مستلزم فراهم کردن امکانات محیطی، علمی، تجربی و ابزاری مناسب است‌. نکات مهم تنظیم صورت وضعیت نویسی که نیاز است مترور توجه خاصی داشته باشد، به شرح زیر است.

در بسیاری از پروژه ها معمول است که به دلیل تغییرات و یا عللی دیگر، کارهایی اضافه توسط پیمانکار انجام می‌شود. انجام کارهای اضافی باعث افزایش مبلغ کل صرت وضعیت قطعی خواهد شد. در صورت وضعیت قطعی همواره باید مبلغ صورت وضعیت با مبلغ قرارداد مقایسه شود. در متن شرایط عمومی پیمان محدودیتی برای مبلغ کل صورت وضعیت قطعی آمده است. به عبارت دیگر افزایش یا کاهش مقادیر کار نباید باعث افزایش یا کاهشی بیش از ۲۵ درصد در مبلغ کل قرارداد شود. بنابراین مبلغ کل صورت وضعیت قطعی نمی‌تواند از ۱/۲۵ برابر مبلغ اولیه قرارداد بیشتر باشد. اگر افزایشی بیش از ۲۵ درصد در مبلغ اولیه پیمان صورت پذیرد، باید متمم قرارداد تهیه و بین طرفین امضاء شود. شایان ذکر است محدودیت ۲۵ درصدی افزایش یا کاهش مبلغ اولیه پیمان نباید به صورت جبری جمع شود. به عبارت دیگر نمی‌توان مقادیر افزایش یافته را مثبت و مقادیر کاهش یافته را منفی در نظر گرفت و حاصل این دو را با ۲۵ درصد مبلغ اولیه مقایسه نمود. هیچ کدام از افزایش یا کاهش ها نباید به تنهایی منجر به تغییری بیش از ۲۵ درصد در مبلغ اولیه شوند.
اگر تمامی مراحل و بخش‌های تهیه صورت وضعیت کنترل شود، نتیجه دقیق و منظم خواهد بود. به عبارت دیگر برای ارتقای کیفی و کمی صورت وضعیت و همچنین از قلم نیفتادن آیتمی در آن، استفاده از چک لیست مفید خواهد بود. برخی از چک لیست‌هایی که در تهیه صورت وضعیت می‌توان از آن بهره گرفت به شرح زیر است.