آرشیو الکترونیکی افزون‌بر ۳۴۵ میلیون برگ از پرونده‌های ثبتی

هاشم کارگر در گفت‌‌وگو با «حمایت» اظهارکرد: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به عنوان یکی از مهمترین و قدیمی‌ترین دستگاه‌های حاکمیتی، متولی تثبیت مالکیت مشروع و قانونی اشخاص از طریق ثبت معاملات رسمی، ثبت اراضی و املاک، ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری، ثبت مالکیت‌های صنعتی، ثبت وقایع و ازدواج و طلاق و اجرای مفاد اسنادرسمی است.
وی در ادامه گفت: در دوره مدیریت فعلی سازمان با بررسی‌ها و مطالعات و آسیب‌شناسی صورت گرفته، به منظور رفع مشکلات متعدد و آسیب‌های موجود و افزایش بهره‌وری و ارائه بهینه خدمات به متقاضیان ثبتی، استفاده از فناوری‌های نوین به طور جدی و گسترده در دستور کار قرارگرفت و در این راستا با بهره‌گیری از توان و دانش متخصصان داخلی کشور سعی شده است با کمترین هزینه و در کوتاهترین مدت ممکن، نسبت به ایجاد زیرساخت‌های سخت افزاری و نرم افزاری مورد نیاز اقدام شود. به طوری که در طول مدت زمان کوتاهی شاهد این هستیم که در بسیاری از فرآیندهای سازمانی، خدمات به صورت الکترونیک به متقاضیان ارائه می‌شود. این امر به عنوان نقطه عطفی در کارنامه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است.
معاون توسعه فناوری و خدمات الکترونیک ثبتی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بیان کرد: علاوه بر این، اهداف مهم دیگری نیز مدنظر قرار داشته است از جمله می‌توان به شفاف‌سازی امور، افزایش سرعت و دقت در انجام کارها، ارتقاء سلامت اداری و کاهش مراجعات حضوری اشاره کرد.

ارتباط تحت وب با دستگاه های دولتی
کارگر ادامه داد: یکی از اقدامات بسیار مهم این سازمان ایجاد بانک‌های اطلاعاتی گوناگون در حیطه فعالیت‌های سازمانی بوده که این امر نتایج بسیار مهمی در پی داشته است. ارتباط با دستگاهای دولتی از طریق ایجاد وب سرویس‌های متعدد و تبادل اطلاعات فی مابین، نقش مهمی در افزایش سرعت و صحت ارائه خدمات و همچنین تصمیم‌گیری‌ها و برنامه‌ریزی‌های سازمان‌ها ایفا کرده است.
وی در ادامه افزود: در طول چند سال اخیر که استفاده از فناوری در سازمان ثبت به عنوان یکی از اصلی‌ترین برنامه ها مدنظر است، نظارت بر نحوه کارکرد نرم‌افزارها و سامانه‌های مورداستفاده به منظور باز‌بینی، اصلاح و بهبود سیستم‌های مورد عمل یکی از مهمترین اقداماتی است که در حال انجام است.
معاون توسعه فناوری و خدمات الکترونیک ثبتی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور  افزود: ارتقا نرم‌افزارهای موجود و توسعه سامانه‌ها مبتنی بر فناوری‌های نوین و انتظارات جدید مشتریان و متقاضیان استفاده از خدمات ثبتی، از برنامه‌های اصلی حوزه فناوری سازمان ثبت است. از جمله این اقدامات توسعه نرم‌افزارها در قالب برنامه‌های کاربردی موبایلی است که تاکنون نسخه موبایلی برخی نرم‌افزارهای مورد عمل تهیه و مورد استفاده قرارگرفته و در سال جدید در سایر حوزه‌ها از جمله سامانه‌های مالکیت صنعتی توسعه پیدا خواهد کرد.
کارگر بیان کرد: سازماندهی مناسب و بهره‌گیری از دانش روز در حوزه فناوری اطلاعات به عنوان ایجاد ساختاری مطمئن و بستری امن برای تثبیت محصولات به وجود آمده و توسعه صحیح و اصولی این فناوری‌ها امری مهم و ضروری بوده که هم اکنون بنابر سیاست‌های رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور به طور جدی در حال انجام است. توجه به ایجاد ساختار مدیریت امنیت اطلاعات در حوزه‌های زیرساختی، نرم‌افزاری و پایگاه‌های اطلاعاتی و بهره‌گیری از استانداردها و نظامات موجود در این حوزه از مهمترین اقدامات در حال انجام است.
وی اظهارکرد: یکی دیگر از اقدامات بسیار مهم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، توجه به پردازش و تحلیل اطلاعات حاصل از سامانه‌های استقرار یافته در سازمان است که نقش مهمی در ارزیابی عملکرد، اندازه‌گیری شاخص‌ها و درنهایت ارتقا و توانایی تصمیم‌سازی و تدوین بهینه برنامه‌های سازمان و اتخاذ استراتژی‌های مناسب به منظور بهره‌وری بیشتر و کسب اهداف مورد نظر را در بر خواهد داشت.
معاون توسعه فناوری و خدمات الکترونیک ثبتی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور عنوان کرد: یکی از نتایج بهره‌گیری از فناوری‌های اطلاعات و استفاده از سامانه‌ها و ایجاد بانک‌های اطلاعاتی، قابلیت تهیه پشتیبان‌های متعدد از بانک‌های اطلاعاتی و کاهش ریسک در آسیب‌پذیری اطلاعات در صورت لزوم است. ایجاد زیرساختی مناسب و امن در این زمینه به منظور پایداری و استمرار فعالیت سامانه‌ها و ارائه خدمات از اقدامات مهم سازمان ثبت اسناد و املاک در حوزه فناوری اطلاعات بوده است.

 آرشیو بیش از ۳۴۵ میلیون برگ اوراق ثبتی
وی ادامه داد: در همین راستا یکی از اقدامات این سازمان تعریف پروژه‌ای تحت عنوان آرشیو الکترونیک پرونده‌های ثبتی است که از سال ۱۳۹۴ با برنامه‌ریزی لازم و در قالب اعتبارات تخصیصی آغاز و تاکنون ادامه یافته است؛ در طول این مدت با تلاشی منسجم، بیش از ۳۴۵ میلیون برگ از اوراق پرونده‌های ثبتی اسکن و آرشیو شده است که این خود یکی از بزرگترین دستاوردهای فناوری اطلاعات در سازمان ثبت است.
کارگر بیان کرد: یکی از نتایج مهم این اقدام حذف گردش فیزیکی پرونده‌های ثبتی و استفاده از پرونده‌های الکترونیک در ادارات ثبتی است. همچنین باعث اطمینان در نگهداری سوابق ثبتی، سرعت و صحت اقدامات، ارتقا سلامت اداری و سایر مزایای ناشی از آن خواهد شد.
معاون توسعه فناوری و خدمات الکترونیک ثبتی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور ادامه داد: تمام اقدامات مذکور در حوزه‌های زیرساختی، امنیت، دسترس‌پذیری و قابلیت بازیابی اطلاعات، آرشیو الکترونیک پرونده‌ها در برگیرنده شاخص‌های پدافند غیرعامل در سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است و این اطمینان را برای حاکمیت و مردم شریف به همراه خواهد داشت که اطلاعات مالکیتی کشور در فضایی امن مورد صیانت و حفاظت قرار دارد.